Projektmanagementhandbuch

Das Ziel eines Projektmanagementhandbuchs ist es, die Grundlagen für die Durchführung der verschiedenen Aufgaben in Projekten zu schaffen. Es steigert die Effizienz der Projektarbeit, indem es Verfahrensabläufe festlegt und somit alle Projektbeteiligten entlastet1. Nach der Definition der DIN 69901-5 ist ein Projektmanagementhandbuch eine „Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten“2 und ist somit ein wichtiger Teil des klassischen Projektmanagements.

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Das Projektmanagementhandbuch als einer der vielen Bestandteile des Projektmanagements3

Abgrenzung Projektmanagementhandbuch, Projekthandbuch und Projektdokumentation

Das Projektmanagementhandbuch bezieht sich im Allgemeinem auf die Regelungen, welche für die Durchführung und Planung eines Projekts in einem Unternehmen gelten2. Im Gegensatz dazu, bezieht sich das Projekthandbuch auf die „Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts gelten sollen“4 und enthält damit spezifische Regelungen, die nur für ein spezielles Projekt gelten. Ein Projektmanagementhandbuch beschreibt somit Verfahren und Methoden eines Projekts, die im Projekthandbuch Anwendung finden5. Die Projektdokumentation hingegen, umfasst alle Dokumente, welche im Rahmen des Projekts erstellt werden und dient als Sammlung aller relevanten Dokumente im Projekt6.

Aufbau und Inhalt

Ein Projektmanagementhandbuch muss pragmatisch und verständlich gehalten werden, da zu komplizierte und umfassende Handbücher in der Praxis selten angewendet oder akzeptiert werden2. Die Kenntnis über die Existenz eines Projektmanagementhandbuchs in einem Unternehmen sollte vorhanden sein, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das Projektmanagementhandbuch mit einzubinden. Diese Mitwirkung sichert Akzeptanz bei den Projektmitarbeitern und erhöht auch die Bereitschaft, das Projektmanagementhandbuch anzuwenden. Es gibt Vorlagen für den Aufbau eines Projektmanagementhandbuchs. Dabei ist zu beachten, dass diese auf das jeweilige Unternehmen angepasst werden1.

Mögliche Inhalte eines Projektmanagementhandbuchs sind:

  • Projektkriterien: Was ist ein Projekt?

Nicht jede Aufgabe oder Tätigkeit eines Unternehmens ist ein Projekt. Um erkennen zu können, ob eine Tätigkeit die Aufmerksamkeit eines strukturierten Managements erfordert, sollte diese einige Kriterien erfüllen, um als Projekt angesehen zu werden. Beispielsweise betreten Projekte Neuland, sie arbeiten an Lösungen, die es so noch nicht gibt. Außerdem sind sie zeitlich begrenzt, es gibt also einen Anfang und ein terminlich vereinbartes Ende. Als letztes Beispiel haben Projekte einen einmaligen Charakter und sind nicht für die Reproduktion bereits vorhandener Dinge geeignet7.

  • Projektarten

Zwei wesentliche Projektarten sind Entwicklungsprojekte und Veränderungsprojekte7.

Entwicklungsprojekte Veränderungsprojekte
entwickeln neue Produkte oder Dienstleistungen7. befassen sich mit der Veränderung von Organisationsstrukturen, wobei die Entwicklung einer neuen Form der Zusammenarbeit von Menschen im Vordergrund steht und nicht die Entwicklung eines neuen Produktes7.
  • Organisatorische Rahmenbedingungen

Beschreibt die Projektorganisation mit Kompetenzen, Aufgaben und Verantwortungen aller Projektbeteiligten8.

  • PM-Tools und -Templates

Listet alle PM-Tools und Templates auf, welche vom Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Umfasst einfache Templates sowie professionelle Planungstools8.

  • Glossar

Umfasst alle firmenspezifischen Begriffe, die für das Verständnis in der Vorgehensweise wichtig sind8.

Nutzen

Der Nutzen eines Projektmanagementhandbuchs wäre zum Beispiel, dass die Projektleitung erfährt, bei welchen prozentualen Abweichungen von Kosten oder Terminen Gremien oder Vorgesetzte informiert werden müssen. Vorlagen für Statusmeldungen oder Zwischenberichte helfen, Zeit bei der Berichtserstellung zu sparen, sowie an alle wichtigen Informationen zu denken, über die berichtet werden muss1. Es beinhaltet standardisierte Vorgehensweisen für Projektmanagement, was eine effiziente Durchführung von Projekten fördert, weil dadurch nicht bei jedem Projekt das Vorgehen erneut mühsam erschlossen werden muss. Bereits erprobte und als erfolgreich angesehene Vorgehensweisen werden dokumentiert und können so in zukünftigen Projekten wieder angewendet werden. Außerdem kennen dank des Projektmanagementhandbuch alle Projektbeteiligten und Stakeholder die Abläufe des Projekts und können diese nachverfolgen8.

Siehe auch

Weiterführende Literatur

Methoden und Hilfsmittel im Projektmanagement-Handbuch

Quellen

Was ein PM-Handbuch praxistauglich macht](https://www.projektmagazin.de/artikel/was-ein-pm-handbuch-praxistauglich-macht_6802)

  1. So erstellen Sie ein Projektmanagement-Handbuch ↩ ↩2 ↩3

  2. Projektmanagementhandbuch ↩ ↩2 ↩3

  3. Das Projektmanagementhandbuch als einer der vielen Bestandteile des Projektmanagements ↩

  4. Projekthandbuch ↩

  5. Projekthandbuch ↩

  6. Projektdokumentation – wichtige Grundregeln ↩

  7. Was ist ein Projekt? ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  8. [Über den Irrtum “One Size Fits All” oder: ↩ ↩2 ↩3 ↩4