Statusreport
„Houston wir haben ein Problem“. Dieser weltberühmte Satz ist Teil des wohl bekanntesten Statusreports aller Zeiten. Der Tank der Apollo 13 wurde durch eine Explosion beschädigt, weshalb das Projekt vorzeitig abgebrochen werden musste 1. In Unternehmen sind die Umstände eines Statusreports meist unspektakulärer, aber dennoch essentieller Bestandteil eines jeden Projektes.
Definition und Zweck
Per Definition ist ein solcher Bericht eine Darstellung des aktuellen Stands eines Projektes. Der Fortschritt des Unterfangens wird dokumentiert und nächste Maßnahmen festgehalten. In regelmäßigen Abständen werden Stakeholder im Sinne des Stakeholdermanagements unterrichtet, um ihnen einen Einblick in die Vorgänge zu präsentieren. 2
Verantwortung
Verantwortlich für das Verfassen des Papiers ist zumeist der Projektleiter selbst. Ihm obliegt die Aufgabe, die relevanten Informationen aufzubereiten und sich an fällige Deadlines zu halten. 3
Explizite Inhalte
Aufbau
Doch wie genau sieht der Aufbau nun aus? Das fertige Resultat sollte drei Seiten nicht überschreiten, da es sich primär um eine schnelle Einordnung des Fortschrittes handelt. Sollte tieferes Interesse bestehen, kann auf Dokumente verwiesen werden, die sich in der detaillierten Projektdokumentation finden lassen. Schon zu Beginn des Statusreports gilt es, wesentliche Daten aufzuzeigen. Diese enthalten etwa: 3
- Name des Projektes und des Leiters
- Datum und Nummer des Berichts
- Grundlegende Kennzahlen
- Time to complete
- Cost to complete
- Fertigstellungsgrad
## Projektampel Auch die „Projektampel“ sollte direkt ersichtlich sein. Diese dient dazu, den Gesamtzustand passend zu visualisieren. Ein Vorteil der Ampel ist, dass sich der Grad des Handlungsbedarfes bei mehreren Projekten gut nach der Farbe der Ampel sortieren lässt. Um die Projektentwicklung ablesen zu können, ist auch eine „Ampel-Historie“ ratsam. Der Ampelstand allein reicht jedoch nicht aus. Deshalb sollte zum besseren Verständnis die Farbe mit Fließtext erläutert werden. 4
Zielabweichungen erkennen
Um Abweichungen von angestrebten Resultaten zu erkennen, werden Meilensteintrendanalysen (MTA) und Soll-Ist-Vergleiche angewandt. Für Ersteres müssen zu Beginn Meilensteine terminiert werden. Im Verlauf der MTA können dann Verzögerungen einzelner Meilensteine durch Besprechungen frühzeitig erkannt und vermieden werden. Ein Trendmuster sieht dann beispielweise so aus: 5
Bei dem Soll-Ist-Vergleich wird beispielsweise mithilfe eines Säulendiagramms der aktuelle Ist-, und der gewünschte Soll-Zustand verglichen. 4
Risiken des Projektes
Unentbehrlich für den Report ist die Auflistung verschiedener Risiken, die das Potential haben, das Projekt zu gefährden. Ob interne oder externe Faktoren, gilt es stets ein Auge auf die Störfaktoren zu haben, die sich als Stolperstein entpuppen könnten. Häufig werden diese Gefahren in einer Liste zusammengetragen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Auswirkungen und Wahrscheinlichkeiten zu quantifizieren und dann in einer Matrix zu visualisieren. 4
Frequenz der Statusberichte
Abgesehen vom Inhalt gibt es Diskussionen darüber, wie oft ein solcher Bericht anzufertigen ist. Von wöchentlich bis quartalsweise ist alles möglich. Dennoch gilt zu beachten, dass Reports in zu hoher Frequenz an Qualität einbüßen können. Zudem kann die Zeit, die für das Erstellen benötigt wird, nicht mehr für die eigentliche Projektarbeit genutzt werden. Generell gibt es keine Standardlösung, vielmehr sollte auf die aktuelle Projektphase und die spezifischen Anforderungen eingegangen werden. Beispielsweise benötigt ein Routineprojekt seltener Statusreports als ein Innovationsprojekt. 3
Häufig auftretende Fehler
Ein Statusbericht ist also von großem Wert, um dem internen, sowie externen Team zu zeigen, wo genau sich das Projekt zurzeit befindet. Außerdem können durch transparente und akribische Informationsaufbereitung zusätzliche Ressourcen und Mittel von Stakeholdern organisiert werden. Die Kommunikation zwischen den beiden Parteien sollte es jedoch ausdrücklich nicht ersetzen. 2 Wird das beachtet, so steht einem erfolgreichen Projektabschluss nichts mehr im Weg.