Typische Projektmanagement Fallstricke

Das Projektmanagement befasst sich mit komplexen Projekten mit unterschiedlichen Elementen wie: Zeit, Ressourcen und Menschen (siehe: Projektmanagement ). Um ein erfolgreiches Projekt zu managen, müssen diese Elemente effektiv integriert und verwaltet werden. 1

Aufgrund der Komplexität des Projektmanagements können sogenannte ,,Projektmanagement-Stolpersteine“ während des Prozesses auftreten. Auch wenn zu Beginn eines Projekts Optimismus herrscht, dass diesmal alles glatt laufen wird, kann man währenddessen überrascht werden, dass alles doch nicht nach Plan läuft.2 Im Folgenden werden die typischen Fallstricke des Projektmanagement dargestellt. Des Weiteren wird aufgezeigt wie man diese vermeiden oder beseitigen kann, um die Chancen eines erfolgreichen Projekts zu erhöhen.

1. Das Fehlen eines konkreten Projektplans und somit eines Ziels

Ohne klar definierte Ziele wird die Führung eines erfolgreichen Projektmanagement-Teams fast unmöglich, was automatisch zum Scheitern führen kann1. Das Team weiß nicht, woran man sich orientieren muss und was die anstehenden Pläne sind. Es ist schwer erkennbar, welche Person wofür zuständig ist und wie hoch das erforderliche und verfügbare Budget ist. Auch die Zeitanforderungen sind unklar.

Lösung:

Ein Projektplan ist ein formelles Dokument, in welchem alle Entscheidungen und Schritte eines Projektziels, sowie andere relevanten Informationen ausführlich beschrieben und eindeutig definiert sind 2.

2. Mangelhafte Kommunikation

Die schlechte Kommunikation ist ein anderer Faktor, der den Erfolg eines Projekts negativ beeinflussen kann. Ein Mangel an effektiver Kommunikation kann zu Verwirrung sowie Verzögerungen führen, wodurch auch die Qualität der Arbeit und der Aufgaben des Projekts beeinträchtigt werden können. 1 (siehe: Projektkommunikation)

Lösung:

  • Eine effektive Kommunikation steht im Mittelpunkt der Teamzusammenarbeit 1. Tägliche oder wöchentliche Besprechungen, in denen jeder Mitarbeiter Mitspracherecht hat und Feedbacks geben kann, können dabei helfen, sich gegenseitig besser zu verstehen, um das Ziel effektiver zu erreichen3.
  • Eine gute technische Infrastruktur mit Projektmanagement-Tools kann z.B. den Teammitgliedern ermöglichen, ihren Fortschritt in Echtzeit zu aktualisieren und somit mit anderen zu kommunizieren. 1
  • Ebenso ist eine ausführliche Kommunikation mit dem Kunden/ Stakeholder nicht zu vernachlässigen, denn nur so kann man sicherstellen, dass man auf dem richtigen Weg ist, die Wünsche der Kunden zutreffend zu erfüllen. 4

3. Unrealistische Ziele, Fristen und Budget

Einen großen Fallstrick stellen die unrealistischen Ziele dar. Dazu gehören zum Beispiel zu früh gesetzten Deadlines, die kaum erreichbar sind, oder falsch eingeschätzte Budgets. Solche Fehler können nicht nur schädlich für den Erfolg des Unternehmens sein, sondern auch für die Moral und das Vertrauen der Team-Mitglieder1.

Lösung:

Man muss realistisch die Situation betrachten und alles in Abhängigkeit der Ressourcen, der Arbeitskräfte, dem Budget und der Fristen entscheiden1. Man sollte sich fragen, was von dem Team zu erwarten ist und ob die Zeitpläne der Planungsphase mit den vorgeschlagenen Fristen und dem vorhandenen Budget übereinstimmen (siehe Zeitplanung).

Bild.1: Das ,,magische Dreieck” des Projektmanagements5

4. Fehlende Aufteilung von Projekten in kleinere Aufgaben

Projekte sind in der Regel umfangreich und langfristig geplant. Ohne die Aufteilung der Aufgaben kann es schnell passieren, dass man den roten Faden verliert, wodurch Verunsicherungen entstehen.

Lösung:

Um diese Fallstricke im Projektmanagement zu vermeiden, muss man die Arbeit in Sektionen mit klaren kurzfristigen Fristen, eindeutigen Zielen und Werkzeugen aufteilen. Schließlich klingt eine Aufgabe, die nur eine Woche andauert, besser als ein dreimonatiges Projekt.2

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass mit einem klar definierten Ziel, einer reichen und transparenten Kommunikation, ausreichender Zeit- und Budgetressourcen und einer vernünftigen Arbeitsaufteilung, die typischen Fallstricke leichter vorherzusehen und zu vermeiden sind, um so den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten.

Siehe auch

Weiterführende Literatur

Quellen

  1. Task(2020):The Most Common Project Management Pitfalls to Avoid : https://www.ntaskmanager.com/blog/project-management-pitfalls/ ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7

  2. Stepanov, Andrew (2017):10 Pitfalls in Project Management to Avoid (ganttpro.com) : https://blog.ganttpro.com/en/top-project-management-pitfalls-to-avoid/ ↩ ↩2 ↩3

  3. Reinold, Daniel: Daily Scrum - kurz erklärt [Varianten & Tipps]: https://www.projektmagazin.de/methoden/daily-scrum ↩

  4. T2informatik: Was ist eine Stakeholderkommunikation? - Wissen kompakt - t2informatik: https://t2informatik.de/wissen-kompakt/stakeholderkommunikation/ ↩

  5. Bild 1: https://asana.com/de/resources/project-management-triangle ↩