Lessons Learned (gewonnene Erkenntnisse) ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements.

Ziel ist es, aus den praktischen Erfahrungen des zurückliegenden Projekts für die Zukunft zu lernen. Entscheidend hierbei ist das neu erlangte Wissen, sowie die positiven und negativen Erfahrungen, die im Laufe des Projekts gesammelt werden konnten.1 <hr>

Zweck der Lessons Learned

Die gleichen oder ähnliche Fehler bei der Durchführung eines Projekts zu wiederholen, kann durch eine konsequente Umsetzung der Lessons Learned vermieden werden. Außerdem können Ansätze, die gut funktioniert haben, identifiziert und bei der Umsetzung des nächsten Projekts angewandt werden.
Lessons Learned bietet somit den Vorteil zuvor aufgetretene Fehler beim nächsten Mal vermeiden zu können, sowie bereits gut funktionierendes Verhalten zu identifizieren und für zukünftige Projekte zu übernehmen. <hr>

Ablauf

Das Project Management Institute2 unterteilt den Prozess in 5 Schritte:

Ablauf Quelle: eigene Darstellung

1. Identifizieren der Lessons Learned

In der Regel ist der erste Teil des Lessons Learned ein einzelnes Meeting bzw. Workshop, an dem sich die Projektbeteiligten am Ende des Projekts zusammensetzen und über das vergangene Projekt sprechen. Wichtige Fragen, die hierbei beleuchtet werden und über die das Team redet, sind beispielsweise3:

  • Was ist gut gelaufen?
  • Was ist nicht so gut gelaufen?
  • Was können wir verbessern?
  • Was sollten wir direkt stoppen?
  • Was könnte man in zukünftigen Projekten ausprobieren?

2. Festhalten der Erkenntnisse

Wichtig ist es, dass die im Workshop besprochenen Erkenntnisse festgehalten und dokumentiert werden. Es bietet sich an, den einzelnen Stakeholdern eine Zusammenfassung des Workshops im Nachhinein auszuhändigen, damit die Ergebnisse nicht verloren gehen.

3. Analysieren

Das Besprochene wird anschließend tiefergehend analysiert, um beispielsweise Themengebiete zu identifizieren, die häufiger vorkommen oder besonders kritisch für den reibungslosen Projektablauf sind.2

4. + 5. Speichern und Zugänglich machen

Abschließend müssen die Lessons Learned noch zum einen gespeichert werden (idealerweise in der Lessons-Learned-Datenbank des Unternehmens) und zum anderen müssen die Informationen den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Lessons Learned sind nicht nur für das Unternehmen selbst oder den Projektmanager wichtig, sondern können auch dem einzelnen Mitarbeiter einen Mehrwert liefern.4
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Schwierigkeit

Lessons Learned bietet viele Vorteile, allerdings gibt es gewisse Faktoren, die die Durchführung der Lessons Learned deutlich erschweren.
Durch den späten Zeitpunkt des Workshops kommt es teilweise dazu, dass die Mitwirkenden am Projekt sich nicht mehr an alles erinnern, was ihnen im Laufe des Projekts Schwierigkeiten bzw. Erleichterung gebracht hat. Deshalb kann das Führen eines Logbuches sinnvoll sein.
Eine weitere Schwierigkeit besteht in Stakeholdern, die nicht glauben, dass sich etwas durch die Lessons Learned verändern wird. Sie zeigen deshalb wenig Bereitschaft am Prozess teilzunehmen und ihre Sicht der Dinge offenzulegen. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger die zuvor genannten Punkte zu befolgen und die Erkenntnisse nicht nur zu sammeln, sondern auch weiterzureichen und umzusetzen5. <hr>

Einordnung

Lessons Learned finden sowohl im agilen als auch im klassischen Projektmanagement Anwendung. Es gibt zwar Ähnlichkeiten zu der Sprint-Retrospektive, allerdings ist der Zeitpunkt und Häufigkeit der Durchführung unterschiedlich. Während die Sprint-Retrospektive am Ende eines Sprints erfolgt (also ungefähr alle 4 Wochen), findet das Lessons Learned am Ende eines Projekts statt. Damit werden die Verbesserungen, anders als bei den Sprint-Retros, erst im nächsten Projekt bzw. dessen Planung verwendet.
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Weiterführende Literatur

  • Rhodes, Lucy; Dawson, Ray (2013): Lessons Learned from Lessons Learned. In: Know. Process Mgmt. 20 (3), S. 154–160. DOI: 10.1002/kpm.1415.

Quellen

  1. OECD – DAC (2002) Glossary of Key Terms in Evaluation and Results Based Management. Evaluation and Aid Effectiveness ↩

  2. Rowe, S. F. & Sikes, S. (2006). Lessons learned: taking it to the next level. Paper presented at PMI® Global Congress 2006—North America, Seattle, WA. Newtown Square, PA: Project Management Institute. ↩ ↩2

  3. Dr. Georg Angermeier: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/lessons-learned ↩

  4. Wellman, Jerry (2007): Lessons learned about lessons learned. In: Organization Development Journal 25 (3), S. 67. ↩

  5. Thomas Klingenberg: https://t2informatik.de/wissen-kompakt/lessons-learned/ ↩