Ziel_Planung
1. Allgemeines zur Projektplanung im klassischen Projektmanagement
Gerade im klassischen Projektmanagement spielt insbesondere die Planungsphase eine exorbitante Rolle. Diese erfolgt nach Projektbeginn und dient der Vorbereitung von Durchführung bzw. Umsetzung des Projekts. Die Planung basiert auf der Vorgabe der Projektleitung und der Teambildung, mit der Konsequenz, dass sukzessive Projektteilnehmer ohne große Umstände einbezogen werden können. Ausgehend von der Grobplanung wird im Verlauf der Projektarbeit steigernd auf Details Bezug genommen. Hierbei wird dann ein detaillierter Plan errichtet, welcher in Teilprojekte aufgeteilt wird. Der Projektleiter und das Team stimmen dann Kosten und Ressourcen auf Basis der detaillierten Planung genauer ab. Die Projektleiter und das Team müssen ebenso abklären, ob die getroffenen Annahmen realistisch umzusetzen sind. Darüber hinaus wird ein Projektmanagementplan erstellt, zwecks Wahrung der Übersichtlichkeit. Der Projektmanagementplan legt zusätzlich fest, welche Verantwortungsbereiche durch welche Projektmitarbeiter abgedeckt werden. 1
2. Schritte der Projektplanung
Die ersten drei Schritte der Projektplanung werden durch die Grobplanung gebildet. Dagegen ergibt sich die Detailplanung aus der Prozess-, Termin- und Kostenplanung.
1. Phasenplanung: Festlegung der Phasen
2. Projektstrukturplanung: Gliederung der Projektinhalte in kleinere Teilprojekte
3. Planung der Projektorganisation: Verteilung der Rollen/Verantwortlichkeiten
4. Ablauf- und Terminplanung: Erstellung einer chronologischen Rheinfolge der Arbeitspakete
5. Ressourcenplanung: Ermittlung der notwendigen Ressourcen
6. Kostenplanung: Bildung der Projektkosten 2
3. Projektplanung in der Praxis
Zu begutachten ist, ob ein zuständiges Team, die Projektumsetzung nicht dadurch realisieren kann, indem es ohne vorherige Planung mit der Umsetzung beginnt und gegebenenfalls weitere Schritte zu dem Zeitpunkt abspricht, indem sie relevant werden. Durchaus ist eine derartige Herangehensweise denkbar, führt jedoch mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit zu inkonsequenten Ergebnissen. Nicht hinwegzudenken ist der Umstand, dass unter diesen Umständen einige Aspekte unberücksichtigt bzw. unbeachtet bleiben. In der Praxis kann aber eine Anfrage zur „Entwicklung eines Projektplans ganz andere Erwartungen haben, da der Begriff „Projektplanung“ als Sammelbegriff interpretiert werden kann. Aus diesem Grund stellen die 7W-Fragen einen guten Leitfaden zum Entwickeln eines Projektplans dar. 2
- Wo stehen wir?
- Warum machen wir das Projekt?
- Was soll erreicht werden?
- Wer ist beteiligt?
- Wie können wir die Ziele erreichen?
- Wann sollen die Ziele erreicht sein?
- Wie viel wird uns das kosten?
4. Ziele im klassischen Projektmanagement
Das klassische Projektmanagement lehrt, möglichst deutlich identifizierte Ziele im Rahmen einer bestimmten Zeit unter Verwendung einer begrenzten Anzahl von Ressourcen zu erreichen. Aus diesem Grund wird in diesem Zusammenhang oftmals der Ausdruck „magisches Dreieck“ vertreten. Das Finden eines „goldenen Mittelwegs“ ist die Aufgabe des Projektmanagers. Dies bedeutet, dass die Faktoren „Kosten, Zeit und Leistung“ im Gleichgewicht gehalten werden müssen. Es gilt: „Je geringer die Zeit, desto höher die Kosten; Je umfangreicher die Dienste, desto länger die Zeit.“ Eine konstante Balance zu halten, ist eine verantwortungsvolle und schwierige Aufgabe, die eine gute Kommunikation voraussetzt. Allgemein kann gesagt werden, dass die Hauptziele des Projektmanagements die Organisation, Planung, Steuerung und die Leitung sind. 3
5. Zieldefinierung mit der SMART Regel
Ziele stellen einen Motivationsfaktor vor. Deshalb ist es kontraproduktiv, sich unangemessene Ziele zu setzen, bei denen von vornhinein klar ist, dass das Erreichen dieser Ziele sehr schwer sein wird. Um Ziele sinnvoll zu definieren, gibt es die sogenannte SMART-Regel.
- Spezifisch:Ziele müssen genau festgelegt sein
- Messbar:Zielerreichung muss an verschiedenen Kriterien überprüft werden
- Akzeptiert:Ziele müssen sinnvoll und motivierend wahrgenommen werden
- Realistisch:Ziele sollen ehrgeizig sein - nicht unmöglich
- Terminierbar:Ein Termin muss festgelegt sein, zu dem das Ziel erreicht wird 1