Als Best Practices werden allgemeine Handlungsempfehlungen bzw. Vorgehensweisen bezeichnet, die sich in der Praxis bewährt haben und auf Empirie basieren. Dabei sind Best Practices nicht als “die optimale Lösung” anzusehen, sondern als Erfahrungswert, der im Vergleich zu anderen Erfahrungswerten zu den besten Ergebnissen bei einer Aufgabe führt.1 Best Practices spielen im Projektmanagement eine wichtige Rolle, bspw. lassen sich durch ihre Anwendung Fehler vermeiden.2 Das Konzept von Best Practices ist aber nicht auf Projektmanagement beschränkt, sondern findet auch anderweitig Anwendung.1

1. Frühzeitige und regelmäßige Kommunikation mit allen Stakeholdern

Von Projektstart an sollten alle Stakeholder im Rahmen des Stakeholdermanagements über Ziele und aktuelle Zwischenstände des Projekts regelmäßig informiert werden. Zu den Stakeholdern gehören beispielsweise die Teammitglieder, Manager oder auch Externe wie Kunden.3

2. Kommunikation von Auswirkungen bei Erweiterung des Projektumfangs

Direkt an Punkt 1 schließt sich die Kommunikation bei Erweiterungen des Projektumfangs an. Oft ergeben sich während des Projekts neue Anfragen von Stakeholdern, bspw. dem Vorstand, die Auswirkungen auf Zeitplan und Budget haben können. Auch hier sollte frühzeitig mit allen Stakeholdern kommuniziert werden, um Konflikten vorzubeugen und bei allen ein klares Verständnis über sich ergebende Abweichungen durch Erweiterung des Projektumfangs zu schaffen.4

3. Betreiben von Risikomanagement

Im Projekt ist es sehr wichtig mögliche Risiken zu identifizieren, einzuschätzen wie sich diese auf das Projekt auswirken können und daraus geeignete Maßnahmen zu entwickeln. Hierdurch sollen sowohl Kostenexplosionen, als auch Sprengungen des Zeitplans vermieden werden. Im Rahmen des Risikomanagements eines Projekts sollten daher neben festen Eskalationsplänen auch verschiedene Eskalationsstufen für Probleme etabliert werden. Beide haben zum Ziel bei der Bewältigung von Problemen zu helfen, in der Praxis hat sich nämlich gezeigt, dass wichtige Stakeholder oft zu spät über Komplikationen informiert werden. Beim Risikomanagement sollen neben Risiken aber auch Chancen identifiziert werden. Durch das Wählen richtiger Schritte können ihre Eintrittswahrscheinlichkeiten wiederum erhöht werden.4

4. Detaillierter Projektplan

Der Projektplan soll zur Organisation von Aufgaben und Verantwortlichkeiten dienen. Hierzu sind neben Zeit, Budget und Umfang auch Ziele und Probleme in die Projektplanung zu integrieren. Bei der Verteilung von Aufgaben auf Ebene einzelner Arbeitspakete ist es wichtig darauf zu achten, dass diese in vorgegebener Zeit erledigt werden können. Überarbeitung und Demotivation bei den Projektmitgliedern können dadurch verhindert werden. Ein ständiges Monitoring des Projektfortschritts ist hierfür hilfreich.4 Der beigefügte Arbeitsplan zeigt beispielhaft von oben nach unten abgebildet die verschiedenen Projektphasen inklusive dazugehöriger Arbeitspakete und weiteren Informationen, wie dem Verantwortlichen, dem Status und das Enddatum des Arbeitspakets. Von links nach rechts wird der geplante zeitliche Verlauf des Projekts abgebildet.

IC-Work-Plan-Template-GERMAN.png5

5. Schriftliche Dokumentation

Das schriftliche Festhalten von allen Informationen ist in einem Projekt sehr wichtig. Damit soll sichergestellt werden, dass den Stakeholdern die für sie relevanten Daten zur Verfügung stehen. Des Weiteren kann die Projektdokumentation später dazu dienen Entscheidungen zu treffen oder nachzuvollziehen, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden.2

6. Definierte Start- und Endpunkte

Zu Beginn eines Projekts sollte ein Kick-Off-Termin abgehalten werden. Dieser bietet die Gelegenheit in einer Veranstaltung alle Projektbeteiligten zu versammeln, sich kennenzulernen und auf das gemeinsame Arbeiten einzustimmen.4 Nach dem Projektende wiederum ist der Moment erreicht, an dem es Zeit ist zu analysieren wie das Projekt abgelaufen ist, welche Fehler gemacht worden sind und was gut gelaufen ist. Hier sollten erneut alle Projektbeteiligten in einer Besprechung zusammengebracht werden, um deren Ansichten über Erfolge und Misserfolge zu sammeln. Ziel ist es die Lessons Learned zu nutzen, um nächste Projekte zu optimieren und ggf. neue Best Practices zu formulieren. Dadurch können im Idealfall auch Kosten und Zeit gespart werden.3

Siehe auch

Weiterführende Literatur

Quellen

  1. Best Practice ↩ ↩2

  2. 10 Projektmanagement Best Practices, die Sie nicht vergessen sollten ↩ ↩2

  3. 10 Best Practices im Projektmanagement ↩ ↩2

  4. Projektmanagement: 9 Best Practices zur Steigerung der Erfolgschancen Ihrer Projekte ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  5. Die besten Vorlagen für Projektpläne ↩