Die Projektdokumentation gibt einen detaillierten Überblick über die relevanten Kenntnisse und grundlegenden Inhalte des durchgeführten Projekts und ist für jedes Projekt unerlässlich. Alle wichtigen Schritte während des Projekts werden gut strukturiert zu einer aussagekräftigen Dokumentensammlung zusammengefasst.

Allgemeines

Die Projektdokumentation beinhaltet alle Dokumente, die für ein Projekt selbst erstellt werden. Sie lässt sich als Gedächtniscontainer aller Vorgänge im Projektverlauf verstehen. Verschiedene Budgets und Ressourcen werden mit der Projektdokumentation festgehalten und überwacht. Damit erfüllt die Projektdokumentation gleich mehrere wichtige Aufgaben. Sie besitzt neben der Protokollfunktion auch die Basis für Entscheidungen, Änderungen, Maßnahmen, Verwaltung und anderer Abläufe während des Projektprozesses. 1

Eine gut geführte Projektdokumentation spiegelt Projektschritte wider und erleichtert die Kommunikation innerhalb des Teams und des Auftraggebers. Die notwendigen Zusammenhänge und Ergebnisse sind an einer Stelle zu finden, was unter anderem eine Rechtsgrundlage schafft und Fehler für zukünftige Projekte vermeidet. 2

Dokumentationsinhalte festlegen

Es ist wichtig die Projektinhalte zu definieren, also im Vorhinein festzulegen was alles dokumentiert werden soll und was nicht. So vermindert sich die Informationsmenge sowie der personelle Aufwand, ohne dass dabei relevante Informationen weggelassen werden. 3

Beispiele für Dokumentationsinhalte 4

Beispiel Erklärung
Unterlagen zum Projektablauf Unterlagen wie Dokumente über das Projekt, fertige Aufgaben, Verträge und Vereinbarungen mit Kunden aus vergangenen Projekten haben für zukünftige Projekte einen großen Nutzen.
Meilensteine Ein Meilenstein ist ein Ereignis von besonderer Bedeutung im Projektmanagement. Genaue Ziele zu setzen und Meilensteine zu definieren ist die Basis einer guten Zusammenarbeit innerhalb eines Teams. Entscheidungen sind durch die Dokumentation zusammengefasst, für alle erkennbar und auch nach dem Projekt noch nachvollziehbar.
Statusberichte In Statusberichten wird der Fortschritt der einzelnen Teilaufgaben des Projektplans dokumentiert. In einem Team mit mehreren Beteiligten wird zeitgleich an verschiedenen Prozessen gearbeitet. Eine Übersicht über die einzelnen Arbeitsschritte innerhalb eines Projekts ist daher von großer Bedeutung. Durch Berichte der einzelnen Projektmitarbeiter kann dies effizient erreicht werden.
Protokolle aus Meetings und Workshops In gemeinsamen Meetings wird die Projektkommunikation gefördert. Es wird auf Fehler und Mängel hingewiesen und Lösungen erarbeitet. Um selbe Fehler zu vermeiden oder Informationen für die Lösungsbehebung parat zu haben, helfen die aus Meetings und Workshops entstehenden Protokolle.
Projektplanung Alle Aufgaben, die mit dem Projekt in Verbindung stehen, beinhaltet der Projektplan. Er besteht aus einzelnen Arbeitsphasen, die auf die Mitarbeiter und Ressourcen aufgeteilt werden.
Zeiterfassung Durch die Strukturierung der Aufgaben entsteht ein exakter Zeitplan, mit dem die zukünftige Dauer von ähnlichen Aufgaben bestimmt werden kann.
Verwendete Projektmethoden Methoden mit denen Aufgaben umgesetzt wurden. Beispiele dafür sind der Projektstrukturplan, das Gantt-Diagramm oder die Umfeldanalyse.

Verschiedene Phasen der Projektdokumentation

Übersicht der Phasen der Projektdokumentation 5

Projektdokumentation während der Projektplanung

Die Projektdokumentation im Sinne der Projektplanung wird auf das Protokollieren von Entscheidungen zur Projektplangestaltung reduziert. Neben der Planung von Zeit und Budget liefert der Projektstrukturplan die Basis für alles, was im Projekt noch passieren wird. Wenn die Entscheidungsfindung bereits gut dokumentiert wird, ist es bei der späteren Bewertung des Projekterfolgs leichter zu erkennen ob Ungleichgewichte während des Projekts bereits etwas mit der Planung zu tun haben könnten. 6

Projektdokumentation während der Projektdurchführung

Die Projektdokumentation während der Projektdurchführung umfasst hauptsächlich die Aufgaben des Projektcontrollings und der Projektzeiterfassung. Durch die kontinuierliche Dokumentierung, welche Ressourcen während des Projekts eingesetzt werden, können ständige Soll-Ist-Vergleiche durchgeführt werden. Schon während des Projekts können Sie so feststellen, welche Projekte effizient und welche weniger effizient ablaufen. 7

Projektdokumentation während des Projektabschlusses

Am Ende des Projekts besteht der Hauptzweck darin die bisher, in der Projektdokumentation, gesammelten Daten zusammenzuführen und das Projekt auszuwerten. Auf Basis der bisherigen Unterlagen kann ein Projektabschlussbericht erstellt werden, der als Diskussionsgrundlage für verschiedene Zwecke dienen kann. Eine gute Projektdokumentation bietet jedoch eine solide Grundlage für unterschiedliche Perspektiven auf das Erfolgspotenzial des Projekts. Speziell für einzelne Bereiche und Tätigkeiten. Spätestens jetzt ist es möglich, die Produktivität von Mitarbeitern und Projektabteilungen zu bewerten und aus potenziellen Fehlern zu lernen und über Verbesserungsmöglichkeiten nachzudenken. 8

Siehe auch

Weiterführende Literatur

  • https://www.projektassistenz-blog.de/praxistipps-darauf-kommt-es-bei-der-projektdokumentation-an/?cn-reloaded=1
  • https://de.wikipedia.org/wiki/Projektdokumentation
  • https://www.kayenta.de/training-seminar/artikel/projektdokumentation.html

Quellen

  1. https://www.timetrackapp.com/blog/projektdokumentation-wichtige-grundregeln/ ↩

  2. https://www.factro.de/blog/projektdokumentation/ ↩

  3. https://dieprojektmanager.com/projektdokumentation-wichtige-grundregeln/ ↩

  4. https://www.factro.de/blog/projektdokumentation/ ↩

  5. https://www.derpade.de/leitfaden-projektdokumentation-fachinformatiker-fuer-anwendungsentwicklungsystemintegration/ ↩

  6. https://www.timetrackapp.com/blog/projektdokumentation-wichtige-grundregeln/ ↩

  7. https://www.timetrackapp.com/blog/projektdokumentation-wichtige-grundregeln/ ↩

  8. https://www.timetrackapp.com/blog/projektdokumentation-wichtige-grundregeln/ ↩