Ein Projekt ist ein Vorhaben, dass durch bestimmte Merkmale gekennzeichnet ist. Diese wurden innerhalb der DIN-Norm 69901 festgehalten. Dazu zählt unter anderem die Eigenschaft, dass gewisse Tätigkeiten nur einmal stattfinden. Neben der Einmaligkeit der Tätigkeit gibt es außerdem eine Zielvorgabe und eine zeitliche, finanzielle sowie personelle Begrenzung. Zusätzlich wird für die Durchführung des Projekts eine projektspezifische Organisation gebildet. Innerhalb eines Projekts schließen sich mehrere Personen zusammen, damit alle Aufgaben erledigt werden können. Hierzu findet man weitere Infos unter Who_is_Who_Projectmanagement. Im weiteren Verlauf eines Projekts werden verschiedene Ressourcen (Ressourcenplanung) eingekauft, kombiniert und koordiniert. ¹

Der Begriff Projekt lässt sich vom lateinischen Wort proicere ableiten, dass so viel bedeutet wie abwerfen. Substantiviert man das Wort und bildet das Partizip Perfekt erhält man den Begriff proiectum. Übersetzt bedeutet das: Das nach vorn Geworfene. In diesem Zusammenhang kann man den zeitlichen Aspekt eines Projektes erkennen. ²

Weitere Definitionen

Der Begriff Projekt wird in weiteren Quellen ähnlich definiert.

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide):

„Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit dem Ziel, ein einmaliges Produkt, eine einmalige Dienstleistung oder ein einmaliges Ergebnis zu schaffen.“ ³

Leitfaden zur methodischen Prüfungsvorbereitung (PRINCE2 7 Grundprinzipien):

„Eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die den Auftrag hat, mindestens ein Produkt entsprechend einem vereinbarten Business Case zu liefern.“ ⁴

Individual Competence Baseline für Projektmanagement (IPMA®):

„Ein Projekt ist ein einmaliges, zeitlich befristetes, interdisziplinäres, organisiertes Vorhaben, um festgelegte Arbeitsergebnisse im Rahmen vorab definierter Anforderungen und Rahmenbedingungen zu erzielen.“ ⁵

Projektmanagement (Springer Gabler®):

„Ein Projekt ist eine sachlich und zeitlich begrenzte Aufgabe, die interdisziplinär angegangen wird. (Blazek 1994)“ ⁶

Projekt Phasen

Ein Projekt durchläuft vier Phasen, die man anhand der Tätigkeiten und dem Zeitverlauf darstellen kann. ⁶

Beispielabbildung

Abbildung Projekt Phasen

Definitionsphase

Die Definitionsphase ist die erste Phase direkt nach der Projektinitiierung. Das Projektziel wird festgelegt und die Chancen und Risiken sollen innerhalb von Situations- und Stakeholderanalysen ermittelt werden. Außerdem soll eine erste Grobplanung zu den Kosten, dem Ausmaß und der benötigten Zeit erfolgen. Zusätzlich kann bei größeren Projekten eine Machbarkeitsstudie durchgeführt werden, um weitere hilfreiche Informationen zu erhalten. Ergebnis einer erfolgreichen Definitionsphase ist der formelle Projektauftrag. ⁶

Planungsphase

In der Planungsphase wird das Team organisiert und folgende Pläne werden angelegt: ⁶ Siehe auch Projektplanung.

Aufgabenpläne
Ablaufpläne
Terminpläne (siehe auch: Microsoft_Planner_PM_Tool)
Kapazitätspläne
Kommunikationspläne (siehe auch: Projektkommunikation)
Kostenpläne (siehe auch: Kostenplanung)
Qualitätspläne (siehe auch: Qualitaetsmanagement und Qualitaetssicherung)
Risikomanagement (siehe auch: Risikomanagement)

Durchführung

Diese Phase wird auch Projektdurchführungs- und Kontrollphase oder Realisierungsphase genannt. Ein Projekt_Kick_Off-Meeting, eine Besprechung oder ein Startworkshop sind der Beginn dieser Phase und sollen die Teamkommunikation fördern. Neben der Durchführung des Projekts ist die Kontrolle des Projektfortschritts und die Reaktion auf Störfaktoren für das Projektmanagement von großer Bedeutung. Abweichungen zum Projektplan erfordern Maßnahmen, um diese zu korrigieren. Der Zugriff auf den aktuellen und aktualisierten Projektplan für jeden Projektbeteiligten ist in dieser Phase von größter Bedeutung. Änderungen und Verschiebungen in Projekten sind meistens unumgänglich. Daher sollten alle Beteiligten schnellstmöglich diese Informationen mitbekommen, um Anpassungen an eventuell gekoppelte Aufgaben zu tätigen. Aufgaben und Arbeitspakete, die in der ersten Phase definiert wurden, werden von den verschiedenen Teammitgliedern bearbeitet. ⁶

Zusammenfassung der Aufgaben: ⁶

Arbeitspakete erledigen
Planung der Termine und Aktualisierung der Arbeitspakete
Steuerung bei Abweichungen
Kommunikation zwischen den Arbeitsgruppen
Abnahme der Teilerfolge
Präsentation der Meilensteinergebnisse

Für eine funktionierende Kommunikation werden regelmäßige Projekt Besprechungen durchgeführt, um auf Probleme aufmerksam zu machen und Vorgesetzte zu informieren. ⁶

Projektabschluss

In der letzten Phase, dem Projektabschluss, werden die Ergebnisse präsentiert. Abschließend wird rückblickend das Projekt bewertet und die Erfahrungen festgehalten. Weitere informationen unter: Projektabschlussbericht Erreicht ein Projekt nicht die vierte und letzte Phase kann es zwischen den einzelen Projektphasen zu jeder Zeit zu einem Projektabbruch kommen. ⁶