Chronologische Einordnung

Der Projektabschlussbericht (PAB) ist einer der letzten Prozesse im Projektfortschritt und wird im Rahmen des Projektabschlusses durchgeführt, welcher bereits im Vorfeld des Kompendiums erläutert wurde. Der Projektabschluss stellt den letzten Abschnitt der Unternehmung dar und enthält zusätzlich Schritte wie die Produktabnahme oder die Projektauflösung. Diese werden angrenzend an den PAB durchgeführt.1.

Inhalt

Der Projektabschlussbericht gibt Aufschluss über:

  • die stattgefundenen Ereignisse und die daraus resultierenden Ergebnisse
  • Erfolge und Misserfolge

Diese Schlüsselerkenntnisse werden anhand diverser Aspekte und Methoden beleuchtet, was letzten Endes Aufschluss über die Qualität und Zielgenauigkeit des Projektes gibt. Ziel dieses Vorgehens ist es, die einzelnen Handlungsschritte zu reflektieren und die passenden Schlüsse daraus zu ziehen. Dies kann einerseits positiv, andererseits negativ ausfallen. Dafür stellt sich stets die Frage: Was ist gut gelaufen und womit waren unsere Kunden zufrieden? Aber auch: Wo besteht dringend Handlungsbedarf?
Er beschreibt also das Gesamtergebnis, sowie die Entwicklung eines Projektes und trägt besonders dazu bei Erfahrungen für künftige Vorhaben zu sichern. Zusätzlich analysiert das Team die Stärken und Schwächen in der Projektarbeit. Deshalb sollten sie für deren Feedback am Ende der Fertigstellung noch einmal zusammenkommen und sind anschließend daran aus dem Projekt entlassen2.

Vielschichtigkeit eines PAB`s

Bei der Erstellung eines Projektabschlussberichtes wird Bezug auf die verschiedensten Abteilungen in einem Unternehmen genommen. Dies suggeriert wie komplex ein solcher Bericht aufgebaut ist. Gerade deswegen führt dies nicht selten zu einem ablehnenden Verhalten seitens der Projektleiter, da es aus deren Sicht als unnötig und zu zeitintensiv betrachtet wird. Es wird dennoch in vielen Fällen vom Auftraggeber gefordert. Oft wird ein solches Dokumentieren geradezu als verpflichtend angesehen, wenn nicht sogar als unumgängliche Voraussetzung das Projekt offiziell zu beenden3.

Hard Facts und Soft Facts

Die Kriterien, anhand dessen der Projektabschlussbericht gemessen wird, kann in zwei Bereiche gegliedert werden2. Im Folgenden sind einige Beispiele aufgeführt:

Hard Facts

  • Kosten

Der monätere Rahmen stellt einen der wichtigsten Bestandteile dar, welcher im direkten Zusammenhang zum Controlling steht. Dabei wird sowohl der Fokus auf die Ist-/ und Soll- Kosten gelegt, als auch auf die daraus resultierenden Abweichungen. Zudem wird näher auf die Nachkalkulation eingegangen, was die Ergebnisse der Schlussabrechnung widerspiegelt. Bei der Kalkulation ist zu berücksichtigen, dass dort alle angefallenen Aufwendungen in Bezug auf das Projekt eingehen, wie beispielsweise das Personal, Energiekosten oder auch Materialkosten4.

Auch der Faktor Zeit spielt eine wichtige Rolle und sollte stets im Auge behalten werden, da dies wiederum direkten Einfluss auf die Kosten hat. Diese können sich mit Verlängerung der Zeit schnell über das geplante Budget hinausentwickeln. Des Weiteren kann die Nichteinhaltung der Termine beim Auftraggeber zur Unzufriedenheit führen.

Soft Facts2

  • Zusammenarbeit

Die Soft Facts sollten ebenfalls nicht außer Acht gelassen werden, welche besonders in Bezug auf das Arbeitsklima zur Sprache kommen. Dies impliziert nicht nur die Teamarbeit, sondern auch die Kooperartion mit relevanten Stakeholdern und Mitglieder anderer Projekte. Diese Abstimmung kann zum Beispiel anhand von Fragebögen durchgeführt werden.

  • Workshop

Da jedoch das Team einen nicht unerheblichen Teil für einen erfolgreichen Ablauf beiträgt, sollte am Ende ein Abschlussworkshop durchgeführt werden. In diesem können Erfahrungen besprochen werden und Erkenntnisse für zukünftige Projekte generiert werden.

Übersicht

Abbildung

Es können Ressourcen in Form von Know-How aus dem vorherigen Projekt gezogen werden

Somit stellt der Projektabschlussbericht sicherlich einen großen Aufwand an Dokumentation dar. Dennoch können daraus viele brauchbare Erkenntnisse in Form von lessons learned gezogen werden, welche man auf das nächste Projekt projizieren kann und damit Vorgehensweisen optimiert.

Siehe auch

Quellen

  1. https://de.wikipedia.org/wiki/Projektabschluss ↩

  2. https://www.projektmagazin.de/artikel/projektabschlussbericht-aussagekraeftig-und-schnell-erstellt_733 ↩ ↩2 ↩3

  3. https://www.business-wissen.de/hb/projektergebnisse-und-projekterkenntnisse-festhalten/ ↩

  4. https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/methoden/projektabschluss/projektabschluss-checkliste/#Aktivitaeten-waehrend-des-Projektsbschlusses ↩