Eines der wichtigsten Dokumente für das Projektmanagement, wenn nicht sogar die wichtigste Projektmanagement-Methode, stellt der Projektstrukturplan dar. Doch was genau bezweckt ein Projektstrukturplan, wie wird er aufgebaut und was beinhaltet er?

Mit dem Projektstrukturplan, auch PSP abgekürzt, wird die Arbeit des Projekts in kleinere Aufgaben zerteilt. Er reduziert die inhaltliche Komplexität und ist das zentrale Planungs-, Kommunikations- und Controlling-Instrument1. Vor allem bei umfassenden Aufgabenstellungen, deren erste große Herausforderung es ist, sich einen Überblick über die Gesamtaufgabe zu schaffen, kann der PSP unterstützend wirken2. Die Erstellung eines Projektstrukturplans ist nach heutigem Erkenntnisstand des Projektmanagements eine der zentralen Aufgaben der Projektplanung. Der PSP ist die Grundlage für die Termin- und Ablaufplanung, die Ressourceneinplanung und die Kostenplanung. Zudem fließen die Erkenntnisse aus dem PSP in das Risikomanagement ein3.

Aufbau

Der Aufbau des Projektstrukturplanes ist vergleichbar mit dem Inhaltsverzeichnis eines Buches4. Auf verschiedenen Gliederungsebenen werden die Inhalte bzw. Leistungen des Projektes in Form eines Baumdiagramms horizontal oder vertikal dargestellt5. Die Inhalte bzw. Leistungen des Projektes sind in Form von Arbeitspaketen abgebildet. Bei Arbeitspaketen handelt es sich um Bündel von Aufgaben, die innerhalb des Projekts zu erfüllen sind2. Da das Projekt sozusagen in seine einzelnen Bestandteile heruntergebrochen wird, wird der PSP im Englischen auch als „Work Breakdown Structure“ (WBS) bezeichnet1. Ein Arbeitspaket ist also mehr als eine einzelne Aufgabe, aber weniger als eine Projektphase oder das ganze Projekt. Der PSP beinhaltet keine zeitliche Aussage über die Abarbeitung des Projektes. Die folgende Grafik veranschaulicht die Grundstruktur eines Projektstrukturplans6.

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Abbildung 1: Grundstruktur

Gliederungsarten

Grundsätzlich kann zwischen drei verschiedenen Formen von Projektstrukturplänen unterschieden werden7:

  • objektorientiert
  • funktionsorientiert
  • phasenorientiert

Objektorientierte Gliederung

Die objektorientierte Gliederung eignet sich, wenn das Produkt – also das Ergebnis des Projekts – in den Vordergrund gestellt werden soll. Dadurch ergibt sich eine Gliederung nach Komponenten, Baugruppen und Einzelteilen. In dieser Gliederungsform würden Aufgaben dann zum Beispiel Lastenheft oder Zielgruppenanalyse lauten6.

Funktionsorientierte Gliederung

Diese Gliederungsform des Projektstrukturplans behandelt alle Aufgaben bzw. Ebenen als Tätigkeiten. Daher werden Teilprojekte, -aufgaben und Arbeitspakete mit einem Verb wie “Lastenheft erstellen” oder “Zielgruppenanalyse durchführen” beschrieben. In dieser Gliederung können Sie sich aber auch an den Unternehmensfunktionen orientieren wie Vertrieb und Verkauf8.

funktionsorientierter-projektstrukturplan

Abbildung 2: Funktionsorienertierter PSP

Die Grafik stellt den funktionsorientierten Projektstrukturplan für den Bau eines Hauses dar7.

Phasenorientierte Gliederung

In der phasenorientierten Gliederung teilen Sie das Projekt in Arbeitsetappen. Zum Beispiel finden Sie in einem klassischen Projektstrukturplan die Phasen Vorbereitung, Planung und Umsetzung oder beim Hausbau die Phasen Konzept, Firmen, Bau, Abnahme und Rezeption, wie die nachfolgende Grafik verdeutlicht7.

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Abbildung 3: Phasenorientierter PSP

Entscheidung über die Gliederungsart

Welche Orientierung gewählt wird, steht grundsätzlich frei. Daneben sind auch Mischformen möglich9. Das ist in vielen Projekten unumgänglich und sogar notwendig. Allerdings gilt dann folgende Regel: Es muss dieselbe Gliederungsform für die Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete im Projekt gewählt werden. Man darf ein Teilprojekt bzw. einen Zweig des Projektstrukturplans nicht objektorientiert planen und den anderen Zweig funktionsorientiert. Stattdessen betrachtet man das gesamte Projekt und plant zum Beispiel alle Teilaufgaben objektorientiert und alle Arbeitspakete funktionsorientiert4.

Vorteile des Projektstrukturplans

Nun zu den großen Vorteilen des Projektstrukturplanes. Die einzelnen Aufgaben sind klar erkennbar und schaffen Klarheit und die Basis für die weitere Projektplanung ist gebildet1. Das schafft eine gute Kommunikationsgrundlage und Transparenz. In Meetings kann man sich auf konkrete Teilprojekte oder Arbeitspakete beziehen. Hierdurch werden Missverständnisse vermieden. Der PSP wird im Team erarbeitet. Das Team wird somit frühzeitig in die Planung eingebunden, eine bessere Aufwandsschätzung erfolgt und das Team kann sich besser mit dem Projekt identifizieren10. Die Teamarbeit wird erleichtert, da Aufgaben genau zugeteilt und bearbeitet werden können2. Somit kann der Projektstrukturplan eine gute Hilfe sein für die strukturierte Umsetzung eines Projektes nach der klassischen bzw. Wasserfallmethode. Für die agile Methode hingegen ist er nur beschränkt anwendbar, indem zum Beispiel das Projekt in Release- und Sprintaktivitäten zerlegt wird. Da jedoch im PSP vorher alle Aufgaben genau festgelegt werden, steht dies oft im Gegensatz zum agilen Projektmanagement. 1.

Abkürzungsverzeichnis

  • PSP: Projektstrukturplan
  • WBS: Work Breakdown Structure

Siehe auch

Weiterführende Literatur

Quellen

  1. In 6 Schritten zum Projektstrukturplan ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  2. Grundformen des Projektstrukturplans ↩ ↩2 ↩3

  3. Der Projektstrukturplan ↩

  4. Vorlage und Beispiel eines Projektstrukturplans ↩ ↩2

  5. Erstellen eines Projektstrukturplans ↩

  6. Was ist ein Projektstrukturplan? ↩ ↩2

  7. Projektstrukturplan-Lexikon ↩ ↩2 ↩3

  8. Projektstrukturplanung neu gedacht: Vorteile von objektorientiertem Projektmanagement ↩

  9. Projektmanagementhandbuch ↩

  10. Grundverständnis zum Projektstrukturplan aufbauen ↩