Zeitplanung bzw. Zeitmanagement ist der Prozess seine zur Verfügung stehende Zeit effektiv und produktiv zu nutzen. 1 Das Ziel der Zeitplanung bei Projekten ist die Feststellung, in welcher Zeitspanne ein Projekt abgeschlossen werden kann. 2

Einbindung ins Magische Dreieck

Das Projektmanagement befindet sich in einem Spannungsfeld zwischen Qualität, Ressourceneinsatz und Zeit. Dieses Spannungsfeld bezeichnet man in der klassischen Literatur als Magisches Dreieck. Alle drei Dimensionen beeinflussen sich gegenseitig, sowohl positiv, als auch negativ. Zeit ist wie die anderen zwei Punkte ein limitierender Faktor. Hierbei legt sie nicht nur ein Start- und Endpunkt des Projektes, sondern auch zwischenzeitliche Termine, wie Deadlines fest. 3 Zudem wird hier die Exaktheit der Termine festgelegt und die Wahrscheinlichkeit für Terminüberschreitungen berücksichtigt. 2

Vergleich der Zeitplanung im agilem und klassischem Projektmanagement

Ein grundlegender Unterschied zwischen beiden Projektmangementarten ist die Zeitplanung. Im agilen Projektmanagement wird kurzfristig und detailliert geplant, wohingegen im klassischen Projektmanagement eher längerfristig und nicht genauestens im Detail geplant wird. 4

Agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement folgt iterativen Prozessen. Jede Iteration ist hierbei ein Zeitfenster, in welchem eine bestimmte Aufgabe erledigt werden muss. Danach wird das Ergebnis kurz bewertet und die nächste Iteration beginnt. Wichtig hierbei ist zu wissen, dass das Ziel nur grob vorformuliert ist und es sich durch die Prozesse erst genauer definiert. 4

Zeitplanung agiles PM

Zeitplanung im agilen Projektmanagement Quelle: 4

Klassisches Projektmanagement

Das klassische Projektmanagement folgt einem Schritt-für-Schritt Vorgehen. Das Ziel ist bereits von Anfang an genauestens definiert. Zunächst werden die erforderlichen Tätigkeiten festgelegt, anschließend wird der jeweilige Zeitverbrauch von diesen bestimmt. Die kumulierten Zeitverbräuche der einzelnen Tätigkeiten ergeben dann in der Summe die Zeitspanne des Projekts. Durch dieses Vorgehen wird der Projektablaufplan mit den genauen Etappen festgelegt. Hierbei bestimmt das jeweilige Projektverlaufsmodell die Gestalt des Planes. 5 Zeitplanung im klassischen Sinne ist somit die Bestimmung der Projektdauer, mit Einberechnung von Zeitreserven und den damit entstehenden Anfangs- und Endzeitpunkten für einzelne Prozesse. 6

Zeitplanung klassisches PM

Zeitplanung im klassischen Projektmanagement Quelle: 5

Projektablaufplan

Der Projektablaufplan bzw. Projektstrukturplan ist der Terminkalender für das Projekt. In ihm wird chronologisch der Ablauf der Arbeiten bestimmt. Es ist genau beschrieben, wie die einzelnen Arbeitspakete zeitlich abgearbeitet werden müssen. Außerdem wird eingetragen, wann gewünschte Meilensteine erreicht werden sollen und in welcher Beziehung Arbeitspakete und Meilensteine zueinanderstehen. Es müssen bestimmte Risiken vorausgesehen und berücksichtigen werden. Zum Beispiel Verzögerungen von Lieferterminen, erkrankte Mitarbeiter, mehr Aufwand, Ausfall von Maschinen, etc. Deshalb darf im Projektablaufplan nichts zu knapp kalkuliert werden. 7

Netzplantechniken helfen dabei einen möglichst gute Projektplan aufzustellen. Graphische Darstellungen hierfür sind beispielsweise Gantt-Diagramme.

Schätzungen

Schätzungen sind in allen Phasen von Projekten wichtig. Besonders bei der Zeitplanung kann man nie sicher sein, ob die angestrebte Zeit eingehalten wird, weshalb hier eine möglichst gute Schätzung unabdingbar ist. Faktoren, welche zu Abweichungen führen können, sind die oben genannten Beispiele, aber auch vor allem die Produktivität von Mitarbeiter. Diese kann täglich schwanken, jedoch sollte sie im Mittel schätzbar sein. Die beste Schätzung gelingt nur auf der Basis von Daten ähnlicher Projekte. Diese können während des Projekts immer genauer werden, da mehr Information zur Verfügung steht. 2

Vor- und Nachteile der Zeitplanung im klassischem Projektmanagement

Klassisches Projektmanagement eignet sich am besten für Projekte, welche kompliziert und genauestens ausgearbeitet werden müssen. Aber auch für Projekte die bereits in vergleichbarere Form stattgefunden haben, sogenannte Routineprojekte. 8 Ein Beispiel hierfür wären klassische Bauprojekte. Die geschätzte Zeit kann ziemlich genau bestimmt werden, da bestimmte Bauschritte immer gleich lange dauern. 5

Vorteile 9 Nachteile 10
Präzise zeitliche Planung Kaum Flexibilität
Transparenz Risiko von Realitätsferne
Klare Aufteilung von Zuständigkeiten Schnelles reaktives Handeln nicht möglich
Verschaffung eines Überblicks für jeden  

Siehe auch

Weiterführende Literatur

Quellen

  1. Oxford English Dictionary ↩

  2. Management von Projekten und Prozessen ↩ ↩2 ↩3

  3. Magisches Dreieck im Projektmanagement ↩

  4. Agiles Projektmanagement ↩ ↩2 ↩3

  5. Geschäftsprojekte zum Erfolg führen ↩ ↩2 ↩3

  6. Einführung in Operations Research ↩

  7. Projekte ↩

  8. Hybrides Projektmanagement – agile und klassische Vorgehensmodelle im Zusammenspiel ↩

  9. Projektablaufplan – So behalten Sie die Übersicht und Kontrolle über Ihre Projekte ↩

  10. Agil-systemisches Softwareprojektmanagement ↩