Stakeholder_Register
Das Stakeholder Register ist ein Werkzeug für die Projektplanung.
Inhalte
Definition
Beim Stakeholder Register handelt es sich um ein Dokument, welches alle relevanten Informationen über direkte oder indirekte beteiligte Individuen, Gruppen oder Organisationen, die ein Interesse am Ausgang eines Projekts haben, sogenannte Stakeholder, besitzt. 1
Erstellung eines Registers
Das Register wird früh im Planungsprozess von Projektleitern angelegt. Die Erstellung eines Registers erfolgt in drei Schritten. 1 2
Identifizierung der Stakeholder
Zunächst müssen die Stakeholder ausfindig gemacht werden. Im Team diskutieren die Projektmitarbeiter, welche Individuen oder Gruppen Interesse am Projekt haben oder durch dieses beeinflusst werden.
Dabei ist es wichtig zu beachten, dass dies ein kontinuierlicher Prozess ist, damit das Dokument stets auf dem neuesten Stand gehalten wird. 1
Erstellen des Dokuments
Nun wird das eigentliche Dokument angelegt. Zur Erstellung des Registers wird häufig Microsoft Excel benutzt. In Excel kann das Register nach Kategorien gefiltert und sortiert werden, um bestimmte Elemente hervorzuheben. 2
Unabhängig von der Größe des Unternehmens sollte sich jeder Projektleiter aufgrund der Individualität des Stakeholdermanagements selbstständig ein eigenes Register anfertigen. Häufig unterscheiden sich die Kategorien der Tabelle, da sich der Fokus von Projekt zu Projekt unterscheidet. Allerdings gibt es auch vorgefertigte Entwürfe, die als Orientierung oder Vorlage dienen können. 1
In folgender Abbildung sind die gängigsten Kategorien zu sehen:
Weitere Leitsätze, die bei der Erstellung des Registerszu beachten sind 2 :
- Fragen, die du von deinen Stakeholdern beantwortet haben willst, sollten im Voraus klar sein, bevor das Register erstellt wird.
- Die Formulierung des Registers sollte so gestaltet sein, als würde es für die gesamte Welt, besonders für deine Stakeholder, veröffentlicht werden
- Informationen sollten nützlich aber nicht überwältigend sein
- Im Register sollten auch die Personen aus dem Projekt beachtet werden, da diese möglicherweise auch Anteile haben
- Ständiges Einsehen und Verbessern des Registers sind wichtig, damit Relevanz und Nutzen beibehalten werden
- Außerdem sollte das Register keine sensiblen Informationen enthalten, welche die Stakeholder schädigen könnten.
Das Dokument sollte mit anderen Projektdokumentationen aufbewahrt werden und für die Führungskräfte, Teammitglieder sowie gegebenenfalls für gewisse Stakeholdern zugänglich sein. 2
Analyse der Stakeholder
Die Stakeholderanalyse ist der wichtigste Prozess im Erstellungsprozess. Hier wird das Register mit den nötigen Daten ausgefüllt. Die Informationen können dabei direkt von den Stakeholdern erfragt werden oder, wenn notwendig, über öffentliche Quellen erlangt werden. 1
Vorteile eines Registers
Register spielen eine wichtige Rolle im Stakeholdermanagement, da sie jede Menge an Vorteilen in der Projektplanung mit sich bringen.
Breite Anwendung
Das Register kann vielseitig eingesetzt werden. Es dient neben der Programm/- und Projektplanung zur Teamformung und -entwicklung sowie zum Definieren von Erfolgskriterien, Projektkommunikation, Regierungsführung und Definieren von Aufgaben und Verantwortung. 1
Bessere Kommunikation
Ein gutes Stakeholder Register hilft bei der Identifizierung der Präferenzen der Stakeholder und ermöglicht eine effektive Kommunikation. Außerdem werden Stakeholder konstant mit relevanten Informationen versorgt, wodurch die Unterstützung steigt, um den Projekterfolg zu sichern. 1
Fördern des Teamgeists
Aufgrund der Erstellung des Registers im frühen Projektverlauf, werden durch das frühzeitige Einbinden anderer Stakeholder nicht nur Informationen gesammelt, sondern auch das Selbstbewusstsein und Vertrauen der Projektbeteiligten gestärkt, welches sich im Endprodukt widerspiegelt. 1
Siehe auch
- Projektmanagement
- Projektdokumentation
- Projektkommunikation
- Stakeholdermanagement
- Stakeholderanalyse