Die Projektkommunikation ist zum einen der strukturierte Informationsaustausch innerhalb einer Projektorganisation, aber auch die projektbezogene Kommunikation zwischen Projektteam und Stakeholdern. 1

Definition

Um Projekte erfolgreich abschließen zu können, ist die Kommunikation sehr wichtig.

Wie schon der US-Amerikanische Wissenschaftler Charles Franklin Kettering gesagt hat: “Ein klar formuliertes Problem ist schon halb gelöst.”2

Eine gute Projektkommunikation ist die Basis für klare Aufgabenteilung und für eine transparente und problemfreie Zuordnung und Abgrenzung von Kompetenzen und Pflichten. Durch sie können die unterschiedlichen Bedürfnisse, Vorgaben und Zielsetzungen einzelner Einheiten offengelegt werden. 3

Zum einen ist ein strukturierter Informationsaustausch innerhalb einer Projektorganisation sehr wichtig, zum anderen aber auch die Projektbezogene Kommunikation zwischen dem Projektteam und zu den Stakeholdern. 4

Für eine qualifizierte Projektkommunikation ist sicherzustellen, dass alle Zielgruppen die für sie relevanten Informationen zur richtigen Zeit und in der richtigen Form erhalten.

Die Projektkommunikation ist dann effektiv, wenn die Informationsübermittlung die beabsichtigte Wirkung erzielt. 1

Es gibt viele Hauptfaktoren, um eine erfolgreiche Projektkommunikation zu erreichen. Hier werden vier Beispiele dargestellt:

Hauptfaktoren für eine gute Projektkommunikation

Hauptfaktoren für eine gute Projektkommunikation 5

Projektkommunikation innerhalb einer Projektorganisation

Innerhalb einer Projektorganisation ist Kommunikation besonders wichtig. Sie kann z.B. zwischen dem Projektteam, der Projektleitung oder dem Auftraggeber stattfinden.

Bei regelmäßigem Austausch können Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen besser für Projekte begeistert werden. 4

Projektkommunikation zu den Stakeholdern

Bei der Kommunikation mit Stakeholdern ist zu beachten, nicht nur Informationen weiterzugeben, sondern in regelmäßigem Austausch mit den jeweiligen Stakeholdern zu stehen.

Wichtig dabei können z.B. Informationen sein über den Anlass, die Ziele, die Hintergründe des Projekts oder einfach den Stand der Dinge.

Durch die regelmäßige Kommunikation können so Ängste oder Widerstände abgebaut werden. 4

Positive Aspekte einer guten Projektkommunikation

  • Sicherung der Akzeptanz und Motivation bei Stakeholdern - durch Einbindung und dem Verständnis der Zusammenhänge
  • Abbau von Ängsten und Befürchtungen und daraus entstehenden Widerständen und Konflikten
  • Erschaffung von Transparenz, Offenheit und der Erhaltung von Vertrauen
  • Aufmerksamkeit und Anerkennung für das Projekt und deren Beteiligte - durch Vermarktung des Projekts gegenüber dem Management und Mitarbeitern 6

Tipps für eine erfolgreiche Projektkommunikation

Tipp 1: Kommunikation frühzeitig planen

Mit einer Stakeholderanalyse müssen zuerst alle relevanten Stakeholder identifiziert werden. Dann können die unterschiedlichen Vorstellungen und Ziele zusammengefasst werden. Dies ist wichtig, um ein Gelingen oder Scheitern des Projekts frühzeitig zu erkennen.

Tipp 2: Kommunikation von Botschaften zielgruppengerecht gestalten

Die Kommunikation muss zielgruppengerecht aufbereitet werden, da nicht jeder die gleichen Inhalte oder den gleichen Umfang an Informationen benötigt. Mithilfe eines Kommunikationsplans kann einfach und genau festgelegt werden, wann welche Botschaften an welche Gruppen/Personen kommuniziert werden sollten.

Tipp 3: Verständlich kommunizieren

Nicht alle Personen kennen sich mit allen Themen aus. Bei komplexeren Themen, wie z.B. IT-Themen ist es wichtig sachlich und nachvollziehbar zu kommunizieren, damit alle Beteiligten die Themen verstehen können.

Tipp 4: Regelmäßig kommunizieren

Ein regelmäßiger, ehrlicher und zeitgerechter Austausch ist für eine erfolgreiche Projektkommunikation sehr wichtig, um genügend Offenheit und Transparenz erreichen zu können.

Tipp 5: Die richtigen Kommunikationskanäle wählen

Am besten ist es Kanäle zu nutzen welche bereits im Unternehmen verankert sind. Zusätzlich ist es von Vorteil, auch jene Kanäle zu nutzen, welche möglichst viele Stakeholder erreichen. 6

Siehe auch

Weiterführende Literatur

Quellen

  1. Wikipedia, Projektkommunikation ↩ ↩2

  2. Die 75 besten Projektmanagement-Zitate ↩

  3. Projektkommunikation, Ein Handbuch für die Praxis von Daniel Morozzi ↩

  4. Businesswissen, Aufgaben und Ziele der Projektkommunikation ↩ ↩2 ↩3

  5. Moderne Unternehmenskommunikation, Projektkommunikation - häufig übersehen, und doch so wertvoll ↩

  6. Kommunikationsmanagement in Projekten – 5 Tipps für die erfolgreiche Projektkommunikation ↩ ↩2