Definition und Ziel

Die Ressourcenplanung ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, um sicherzustellen, dass die notwendigen Mittel (Personen, Anlagen, etc.) frühzeitig identifiziert werden und über den gesamten Projektverlauf verfügbar sind. Hierzu zählt auch die Zeit- und Kostenplanung. Das Ziel ist es hierbei für laufende und künftige Projekte perfekt vorbereitet zu sein, damit die wirtschaftlichen Ressourcen optimal genutzt, nicht überlastet und rechtzeitig beschafft werden können 1. Erfolgreiches Projektmanagement resultiert aus einer effizienten Ressourcenplanung und sollte bereits in der Projektplanung-Phase angewandt werden 2.3.

Bereiche der Ressourcenplanung und deren Herausforderungen (Skill-Management)

Abbildung[Abbildung 1: Die drei Ebenen und beteiligten Rollen bei der unternehmensweiten Ressourcenplanung]

Kompetenz- bzw. Skill-Management ist ein effektives Instrument der Ressourcenplanung, mit dem detaillierte Fähigkeiten und deren Ausprägungen benannt und somit Ressourcen automatisch zugeordnet werden können.

Strategisch:

  • Langfristige Planung von Qualifikationen und Kapazitäten von Mitarbeitern
  • Ausrichtung aller Projekte auf Grundlage der strategischen Ausrichtung eines Unternehmens
  • Beschaffung der Ressourcen für kommende Projekte

Risiken, die bei unzureichender Planung auftreten können, sind:

  • Vorzeitiger Abbruch aufgrund von Ressourcenmangel
  • Steigende Projektkosten aufgrund unzureichender Ressourcen
  • Chancen können aufgrund missender Skills nicht ausgeschöpft werden
  • Erhöhte Koordinationsaufwände zur Lösung von Konflikten

Aufgabe der strategischen Ressourcenplanung /Kapazitätsplanung ist es, für eine optimale Auslastung der Ressourcen zu sorgen. Dabei müssen folgende Fragen eine zentrale Rolle spielen:

  1. Wie viele Ressourcen sind für das kommende Projekt von Nöten?
  2. Welche Skills müssen vorhanden sein?
  3. Worauf liegt das Augenmerk, falls es zu Ressourcenmangel kommt?

Taktisch:

  • Mittelfristige Bildung von Projektteams
  • Absicherung des Ressourcenbedarfs durch die Teamleiter

Risiken, die bei unzureichender Planung auftreten können, sind:

  • Unterschiedliche Anfragen von Projektleitern an gleiche Teamleiter (Überforderung)
  • Teamleitern werden zusätzliche Aufgaben unterteilt, welche das eigentliche Projekt nicht betreffen (Überforderung)

Teamleiter sind für die frühzeitige und genaue Zuteilung ihrer Teammitglieder an den Projektleiter zuständig. Somit sollen/können spätere Änderungen vermieden werden.

Operativ:

  • Laufende, detaillierte Aufgabenplanung der zugeteilten Ressourcen durch die Projektleiter

Nach der Teamzuteilung kommt die Aufgabenzuteilung. Diese kann/sollte der Projektleiter dem Teamleiter überlassen, da dieser eine bessere Übersicht der Skills hat. Die Herausforderung liegt hierbei den regelmäßigen Stand zu erschließen, damit der Projektleiter einen Fortschritt/Rückschritt erkennen und zeitnah reagieren kann 4. 5.

Prozesse und deren Rollen zur Ressourcenplanung

Abbildung[Abbildung 2: Das Zusammenspiel zwischen den Ebenen bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement]

Linienorganisation:

Projektleiter Teamleiter Mitarbeitende
Planen grobe Arbeitspakete unter Einbeziehung geschätzter Aufwände Eingliederung der Grobplanung in eigene Vorplanung  
Weitergabe der Grobplanung an die Teamleiter Zuordnung an eigenes Team oder externe Ressourcen Aufnahme und Umsetzung der Planung

Matrixorganisation:

Projektleiter Teamleiter Mitarbeitende
Planen Projekte im Detail auf Vorgangsebene Ermitteln Projektverfügbarkeit ihrer Teammitglieder  
Ordnen den Vorgängen entweder gewünschte Personen oder Skills zu Analysieren Ressourcenanfragen und sichern ihre Teammitglieder für freie Zeiträume zu Aufnahme und Umsetzung der Planung

1. 5.6.

Vorteile durch Ressourcenplanung

Durch Ressourcenplanung und die damit verbundene frühzeitige Ermittlung von Skills und Ressourcen, werden aus Projektportfoliosicht mögliche Engpässe vermieden. Hierdurch werden den Projekt- und Teamleitern Kapazitäten geschaffen, welche vor allem auf lange Sicht unverzichtbar sind. Falls ein Projekt scheitern sollte, kann die dokumentierte Ressourcenplanung ) einen Mehrwert für das kommende Projekt bieten. Der wohl wichtigste Punkt liegt in der Zufriedenheit der Mitarbeiter, da durch eine gute Aufgabenteilung ein besseres Arbeitsklima gestaltet und somit ein langfristiges Arbeitsverhältnis wahrscheinlicher wird 7.

Siehe auch

Weiterführende Literatur

Quellen

  1. Ressourcenplanung im Projektmanagement: Grundlagen und Methoden für Einsteiger ↩ ↩2

  2. Wie können Sie die Ressourcenplanung optimieren? ↩

  3. Ressourcenmanagement ↩

  4. Skill-Management: welche Fähigkeiten brauchen Ihre Ressourcen wann? ↩

  5. Herausforderungen der Ressourcenplanung im Projektmanagement ↩ ↩2

  6. Prozesse zur Ressourcenplanung ↩

  7. Vorteile und Argumente für optimale Ressourcenplanung ↩