Projektportfoliomanagement
Das Projektportfoliomanagement, kurz PPM, beschreibt die permanente Planung, Priorisierung, übergreifende Steuerung und Überwachung aller Projekte einer Organisation oder eines abgeschlossenen Teilbereichs einer Organisation. Dabei können Projekte innerhalb eines Portfolios untereinander konkurrieren. Dies führt zum Ziel des Projektportfoliomanagements, passende Projekte oder Programme zur Umsetzung der Unternehmensstrategie auszuwählen und durchzuführen. Die projektübergreifenden Risiken zu minimieren und Ressourcen einzuplanen liegt dabei in der Verantwortung des Projektportfoliomanagers. 1
Definition
“Gegenstand des Portfoliomanagements sind Auswahl, Planung, Steuerung und Überwachung der gesamten Projektlandschaft eines Unternehmens oder einer Einheit.” 2
Standard DIN 69909
Das Projektportfolio wird als “Zusammenfassung von Projekten und Programmen in einem abgegrenzten Verantwortungsbereich zum Zwecke einer permanenten übergeordneten Planung und Steuerung” beschrieben. 3
Aufgaben des Projektportfoliomanagement 1 4
- Projektanträge bewerten, priorisieren, genehmigen oder ablehnen
- Analysieren und Identifizieren von Abhängigkeiten
- Gruppieren von Projekten
- Controlling und Koordination von laufenden Projekten
- Bewertung von beendeten Projekten
- Definition und Initiierung neuer Projekte
- Transparente Kommunikation
Bedeutung des Projektportfoliomanagement
In Unternehmen laufen oft viele Projekte gleichzeitig, was die Gefahr birgt, schnell die Übersicht zu verlieren. Jeder Fachbereich richtet das Augenmerk auf seine Projekte, wodurch viele Bereiche oft keine Kenntnis von denen anderer Bereiche im Unternehmen haben. Ebenso wenig ist bekannt, welche Ziele mit diesen verfolgt werden und in welcher Form sie zur Unternehmensstrategie beitragen. Außerdem bergen Projekte Risiken. Zur Verwirklichung von entsprechenden Vorhaben sind Ressourcen notwendig, welche nur begrenzt vorhanden sind. Dies kann wiederum zu Konflikten zwischen den verschiedenen Fachbereichen führen. 1 Zudem sollen durch die Bündelung von Projekten und Programmen zu einem Portfolio sogenannte Synergien geschaffen werden. Dinge die auf der Einzelprojektebene übersehen werden, können von der übergeordneten Ebene des Projektportfolios aus leichter erkannt und in einen konkreten Nutzen für das Unternehmen transformiert werden. Beispielsweise können die Lessons Learned aus einem abgeschlossenen Projekt für zukünftige genutzt werden oder das Wiederholen von Fehlern vermeiden. 5 Das Projektportfolio gibt allen im Unternehmen tätigen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, aber insbesondere der Geschäftsleitung eine verständliche und übersichtliche Darstellung über alle geplanten und laufenden Projekte. Ein geeignetes Instrument zur Visualisierung ist das Portfolio-Diagramm. 1
Portfolio-Diagramm
Im Portfolio-Diagramm werden einzelne Merkmale der Projekte miteinander in Relation gesetzt, um Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen Projekten aufzuzeigen. Es liefert Erkenntnisse, ob diese freigegeben werden können, Risiken besonders abgesichert werden müssen oder weitere Ressourcen und Kompetenzen erforderlich sind. Neben inhaltlichen Merkmalen informiert das Portfolio-Diagramm auch über weitere Merkmale, wie z.B. Zeit und Kosten. Durch den erweiterten Blick auf mehrere Faktoren wird sichtbar, welche Bedeutung ein Projekt haben kann, welche Risiken bestehen und wie komplex oder teuer es ist. Die Visualisierung hilft der Geschäftsführung bei der Bewertung von einzelnen Projekten, der Prioritätenbildung und bei der Zusammensetzung der gesamten Projektlandschaft im Unternehmen. 6
Aufbau eines Portfolio-Diagramms
Abbildung 1: Beispielhafte Darstellung vom Aufbau eines Portfolio-Diagramms 6
Einteilung der Achsen
X-Achse:
- Merkmal A
- Einteilung Skala
Y-Achse:
- Merkmal B
- Einteilung Skala
Optional: weitere Faktoren, welche in Kreisform dargestellt werden 6
Abgrenzung
Im Vergleich zum Projektportfoliomanagement bezieht sich das klassische Projektmanagement auf ein einzelnes Projekt mit den dazugehörigen Projektphasen. 4
Im Unterschied zum Portfoliomanagement ist das Programmmanagement zeitlich begrenzt.
Im Gegensatz zum Projektportfoliomanagement liegt der Fokus beim Multiprojektmanagement nicht auf der Umsetzung der Gesamtstrategie einer Organisation, sondern auf der Koordination und Kontrolle der gemeinsam gemanagten Projekte. 1
Abbildung 2: Einordnung des Projektportfoliomanagements 1
Klassisches Projektportfoliomanagement vs. Agiles Projektportfoliomanagement
Das klassische Projektportfoliomanagement vergibt Budgets pro Jahr und setzt den Rahmen, sowie die Ziele für die Umsetzung von Projekten auf operativer Ebene.
Beim agilen Projektportfoliomanagement hingegen werden Entscheidungen auf mehreren Ebenen getroffen, welche für die operative Umsetzung der Strategie sorgen. Aus diesem Grund müssen die Ebenen an der Bestimmung der Unternehmensziele mitwirken.
Man unterscheidet folgende Ebenen:
- Operative Ebene: Sprints
- Dauer: 1-4 Wochen
- Taktische Ebene: Iterationen
- Dauer: 2-3 Monate
- Strategische Ebene: Zieldefinitionen
- Dauer: 1-2 Jahre
Alle Ebenen müssen Ihre Ziele kontinuierlich miteinander abstimmen. 1