Das Projektcontrolling ist ein Bestandteil des Projektmanagements.1 Es handelt sich dabei um einen Steuerungs- und Koordinationsprozess2, der durch die DIN 69901-5 als “Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung” 3 definiert wird.

Controlling Regelkreis

Häufig wird (Projekt-)Controlling fälschlicherweise mit Kontrolle gleichgesetzt, es umfasst allerdings weitaus mehr. Die verschiedenen Schritte des Controlling-Prozesses sind in der folgenden Abbildung als projektspezifischer „Controlling Regelkreis“ illustriert.

Controlling Regelkreis

Der Controlling Regelkreis 4

Dieser beschreibt einen sich wiederholenden Zyklus, dessen Häufigkeit sich nach dem Projektumfang richten sollte. Dabei kann sowohl das gesamte Projekt, als auch nur einzelne Phasen betrachtet werden.4

Teilbereiche des Projektcontrollings

Das Projektcontrolling lässt sich in die drei fundamentalen Teilbereiche Kalkulation, Leistung und Kontrolle untergliedern. Diese dienen Unternehmen als Basis zur Planung, Durchführung und Erfolgsbeurteilung der Projekte.

  • Projektkalkulation:
    In der Vorbereitungs- und Planungsphase werden Gesamtkosten, variable Kosten sowie Fixkosten systematisch erhoben. Bei mittel- bis langfristigen Projekten ist es sinnvoll, das Projekt in mehrere Abschnitte zu untergliedern. Das hat den Vorteil, dass man jeder Etappe gesondert die entstandenen Kosten zuordnen kann.

  • Projektleistung:
    Zu Beginn werden qualitative Merkmale des Projekts, die Projektleistung, determiniert. Das Projektcontrolling hat die Aufgabe, diese zu kontrollieren, um bei potentiellen Abweichungen frühzeitig Gegenmaßnahmen einzuleiten.

  • Projektkontrolle:
    Soll und Ist-Kosten des Projekts werden über den gesamten Projektlebenszyklus im Blick behalten, um Kostenabweichungen zu identifizieren. Eine reine Gegenüberstellung der Kosten liefert nur bedingt einen Mehrwert. Diese Vorgehensweise berücksichtigt nicht, ob das Projekt durch Beschleunigungskosten vorzeitig fertiggestellt werden kann. Eine Termin-Kosten-Kontrolle hingegen, verschafft einen genaueren Einblick in die Gesamtkosten.1

Kennzahlen und Methoden

Kennzahlen

Die elementare Basisgröße des Projektcontrollings ist der Projekterfolg.5 Dieser ist messbar anhand der drei Kenngrößen des Projektdreiecks, welche im Laufe des Projekts geplant und anschließend überwacht werden müssen. Die Kenngrößen des Dreiecks umfassen:

  • Termine,
  • Qualität,
  • Kosten.6

Projekt Controlling

Überwachung der Kennzahlen des Projektdreiecks im Projektcontrolling-Kontext7

Methoden

Mittlerweile finden viele, größtenteils standardisierte Methoden Anwendung im Projektcontrolling. Bei der Wahl der geeigneten Methode(n), sollten Umfang, Dauer und Komplexität des Projektes berücksichtigt werden.

Grundsätzlich gilt hier die Devise: Je einfacher und durschaubarer die Methode, desto besser.8

Meilensteintrendanalyse

Die Definition von Meilensteinen ist Grundlage dieser Methode. Diese werden am Anfang des Projekts für die Projektplanung festgelegt. Die Meilensteintrendanalyse stellt Änderungen im Terminplan grafisch dar. Sie reiht alle Meilenstein-Termine chronologisch auf, wodurch sich Trends frühzeitig abzeichnen.9

Earned Value Analyse

Eine weitere Methode ist die Earned Value Analyse, mit der man den Fertigstellungsgrad des Projekts bzw. einzelner Phasen ermitteln kann. Sie dient dem Projekt als Kontrollinstrument des Fortschritts. Diese Methode ist ebenfalls unter den Namen Leistungswertanalyse, Fertigstellungswertmethode oder Arbeitswertanalyse bekannt.8

Projektplan

Im Projektplan werden den Mitarbeitern ihre Aufgaben sowie deren Bearbeitungszeiträume zugeteilt. Der Projektmanager hat somit stets den Überblick über die Aufgabenteilung und Termintreue der jeweiligen Projektabschnitte.10 Der Umfang des Projektplans richtet sich nach der Größe und Komplexität des Projekts. Folgende Pläne sollten aber in jedem Fall enthalten sein:

Ampelmethode

Durch die Visualisierung der Arbeitspaketestatus mit Ampelfarben, ist die Methode besonders intuitiv. Ein Nachteil der Methode ist der Auslegungsspielraum der Ampelfarben. Um diese Gefahr zu minimieren, ist es unabdingbar, die Farben klar zu definieren. Gemeinhin bedeuten die verschiedenen Ampelphasen:

  • Grün: Alles läuft nach Plan.
  • Gelb: Es sind signifikante Planabweichungen zu befürchten.
  • Rot: Eine Zielerreichung scheint nicht mehr möglich.4

Soll-Ist-Vergleich

Hierbei handelt es sich um eine simple, sich selbsterklärende Methode. Es werden die ermittelten Ist-Werte mit den vom Kunden vorgegebenen Soll-Werten verglichen. Die Vergleichswerte können Kosten, Arbeitszeiten, Qualitätseigenschaften u.v.m. sein. Aus dem Vergleich ergibt sich ein Gesamtunterschied zwischen den geplanten und tatsächlichen Werten. Sind die Ist-Werte besser als die Soll-Werte, fällt der Soll-Ist-Vergleich positiv, andernfalls negativ aus.12

Siehe auch

Quellen

  1. Teilbereiche des Projektcontrollings (abgerufen am 14.12.2021) ↩ ↩2

  2. Zirkler B., Nobach K., Hofmann J., Behrens S. (2019). Projektcontrolling: Leitfaden für die betriebliche Praxis. Springer Gabler. https://doi.org/10.1007/978-3-658-23714-1 ↩

  3. Fiedler R. (2020). Controlling von Projekten: Mit konkreten Beispielen aus der Unternehmenspraxis – Alle controllingrelevanten Aspekte der Projektplanung, Projektsteuerung und Projektkontrolle. Springer Vieweg. https://doi.org/10.1007/978-3-658-28032-1. ↩

  4. Projektmanagement Handbuch (abgerufen am 14.12.2021) ↩ ↩2 ↩3

  5. Steffens T. (2007). Projektcontrolling: Methoden der Planung, Kontrolle und Steuerung. GRIN Verlag. https://www.grin.com/document/89579 ↩

  6. Beifuss A., Holzbaur U. (2020). Projektmanagement für Studierende (2. Auflage). Springer Gabler. https://doi.org/10.1007/978-3-658-32664-7_4 ↩

  7. Ablaufschema des Projektcontrollings (abgerufen am 14.12.2021) ↩

  8. Bär C., Fiege J., Weiß M. (2017). Projektcontrolling. In: Anwendungsbezogenes Projektmanagement. Springer Vieweg. https://doi.org/10.1007/978-3-662-52974-4_8. ↩ ↩2

  9. Meilensteintrendanalyse (abgerufen am 14.12.2021) ↩

  10. Kennzahlen und Methoden des Projektcontrollings (abgerufen am 14.12.2021) ↩

  11. Projektplan (abgerufen am 14.12.2021) ↩

  12. Soll-Ist-Vergleich (abgerufen am 14.12.2021) ↩