Dauerbaustelle
Unterliegt ein Projekt einem ständigen Veränderungs- bzw. Erweiterungsprozess und wurde kein klares Ende definiert, so wird dieses im Rahmen des Projektmanagements als „Dauerbaustelle“ bezeichnet.1
Was ist ein Projekt?
„Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist …“. Der temporäre Charakter von Projekten bezeichnet einen Beginn und ein Ende der Projektarbeit. Der Projektmanager definiert Ziele und steuert verschiedene Einzelaktivitäten, die ihm Rahmen des Projekts der Aufgabenerfüllung dienen. Außerdem wird für diese Zielerreichung sowohl ein zeitlicher, finanzieller als auch personeller Rahmen gesteckt. Darüber hinaus ist von zentraler Wichtigkeit, dass Projekttätigkeiten in Form von Arbeitspaketen gegenüber anderen Vorhaben sauber getrennt sind.2
Das magische Projektmanagement Dreieck visualisiert die untrennbare Verbindung zwischen der zu erreichenden Zielfunktion, dem gesteckten Zeitrahmen und dem Budget. Die Einhaltung wird durch den Projektmanager überwacht.
Die Überwachung der Einhaltung der verschiedenen Rahmenbedingung eines Projekts liegt im Projektmanagement. Das Projektmanagement beschreibt die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen.4
Warum wird ein Projekt zur Dauerbaustelle?
Es gibt eine Vielzahl von Fehlerquellen im Projektmanagement, die dazu führen können, dass ein Projekt zu einer Dauerbaustelle wird. Häufig werden Projekte nicht innerhalb des dafür vorgesehenen Zeitrahmen abgeschlossen. Beispielsweise weil das Projekt die geplanten Kosten übersteigt oder weil nicht ausreichend personelle Ressourcen zur Verfügung stehen.
5Im Rahmen der Ressourcenplanung werden Anforderung und Verfügbarkeiten gegenüber gestellt und in Einklang gebracht.
Die Bedeutung von Ressourcenmanagement im Rahmen der Projektplanung
Eine sinnvolle und realistische Ressourcenplanung ist essenziell wichtig, um Verzögerungen vorzubeugen. Es ist wichtig, während des Planungsprozesses Mitarbeiter für eine Projekt abzustellen und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass diese von ihrem Tagesgeschäft entlastet werden. Doppelbelastungen können dazu führen, dass sich die Mitarbeitenden nicht ausreichend auf das Projektthema konzentrieren können, was Zeitverluste nach sich zieht. Auch die Skillanalyse ist hier von zentraler Bedeutung. Steht bei Projektbeginn Spezialwissen nicht zur Verfügung, kommt es unweigerlich zu Verzögerungen, da Mitarbeiter zunächst geschult oder externe Berater eingekauft werden müssen.2 Mit Verzögerungen ist auch dann zu rechnen, wenn innerhalb der Projektteams Verantwortlichkeiten nicht klar ausgesprochen werden oder den Beteiligten nicht bewusst gemacht werden. Dies führt unwillkürlich zu häufigeren Rückfragen und einer Verlängerung der Prozesskette. Häufige Rückfragen treten auch dann auf, wenn vor Projektbeginn nicht alle notwendigen Berechtigungen eingeholt wurden. Damit das Projektteam ohne unnötige Abhängigkeiten agieren kann, sollte der Bedarf noch vor Projektstart erkannt und an die notwendigen Stellen weitergeleitet werden.6
Barrieren im Rahmen des Projektmanagement
Werden während des Entwicklungsprozesses Neuanforderungen an das Projektteam herangetragen, welche die Zielsetzung maßgeblich beeinflussen und in zu großem Umfang verändern, werden erarbeitete Zwischenstände möglicherweise unbrauchbar, wodurch das Projektteam einen zeitlichen Rückschlag erleidet.2 Anforderung sollten aber nicht nur von Extern klar definiert und kommuniziert werden, sondern auch intern. Häufig werden Projekte ohne einen klaren Auftrag gestartet. Es existiert kein Projektportfolio und es werden keine Prioritäten festgelegt. Wenn es keine definierten Meilensteine gibt, ist es schwierig Zwischenergebnisse zu überprüfen und zu bewerten. Je später Fehler erkannt werden, desto aufwendiger wird es, die Quellen zu identifizieren und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Prozesse müssen gegebenenfalls rückabgewickelt und neugestartet werden, wodurch sich der zeitliche Projektrahmen automatisch verlängert.6
Es wir deutlich, dass das Projektmanagement als umfassendes Führungskonzept zu verstehen ist und dass, Ziele, Aufgaben und Methoden des Projektmanagements mit der strategischen Entwicklung des Unternehmens verknüpft werden müssen. Daher sollte, um diesen Ursachen vorzubeugen, dem Projektmanager ein umfangreicher Methodenkoffer an die Hand gegeben werden, damit dieser ausreichend definierte Arbeitspakete schnüren und Projektaktivitäten ausreichend beeinflussen und steuern kann.2
Weiterführende Literatur:
- Projekte zum Erfolg führen: Projektmanagement systematisch und kompakt von Heinz Schelle, Oliver Linssen
- Projektmanagement: Ein systemorientierter Ansatz zur Planung und Steuerung von Harold Kerzner
