Globale Phänomene wie die fortlaufende Digitalisierung, der Klimawandel und die damit einhergehende Energiewende, oder auch dynamische politische und demografische Entwicklungen stellen Organisationen heute vor gravierende Herausforderungen. Der Änderungs-Druck auf Unternehmen ist hoch, und professionelles Change-Management entscheidet über ihre Zukunftsfähigkeit. „Change-Management in Organisations“ umfasst alle Planungen und Maßnahmen, die einer angestrebten Veränderung einer Organisation oder Teilen einer Organisation dienen.1

Phasen des Change Mangements

Zweck des Change Managements ist es, die Vision der Firmenleitung auf allen Arbeitsebenen zu realisieren. Dazu ist in der Regel eine Vielzahl von koordinierten Veränderungsprojekten notwendig. Im Folgenden möchte ich den typischen Setup und Ablauf solch eines Projektes darstellen:

1. Entwicklung einer Zielvorstellung

Die Ziele einer Organisation sind die wichtigsten Faktoren, sie bestimmen ihre Struktur. 2 Der Impuls für ein Change-Projekt geht vom Top-Management der Organisation aus.3 Die Leitlinien für die geplante Veränderung werden vorgegeben durch die Unternehmensvision und die Unternehmensstrategie. Die Vision wird auf die Unternehmenseinheiten heruntergebrochen und konkretisiert. Dadurch lässt sich für jede Einheit ein Zielzustand definieren. Aus dem Vergleich mit dem Istzustand ergeben sich der Veränderungsbedarf und klare Zielvorgaben.4

2. Planung

In dieser Phase werden alle Schritte, die zur Erreichung der Ziele notwendig sind, in einem Projektplan erfasst. Dabei werden Rahmenbedingen festgelegt.

  • Projektumfang
  • zeitlicher Ablauf
  • notwendige Ressourcen
  • und das Budget werden bestimmt. 3

Während der Planungsphase ist es sinnvoll, dass der Change Manager im regen Austausch mit den beteiligten Fachabteilungen, dem HR-Bereich und mit externen oder internen Beratern steht. Dadurch werden grobe Fehleinschätzungen vermieden und die Zuverlässigkeit von Zeitplanung und Budget gewährleistet.4 Schon während der Planungsphase wird auch an die Kontrolle der Zielerreichung gedacht. KPIs (Key Performance Indicators) werden definiert, die den Erfüllungsgrad der Erreichung aller Ziele korrekt messen können.

3. Umsetzung

Anlaufphase

Der Erfolg des Veränderungsprojektes ist nicht nur von der Effizienz der neuen Strukturen oder Abläufe abhängig, sondern mehr noch von der Bereitschaft der Mitarbeiter, die Veränderung mitzutragen und mitzugestalten. Da jede Änderung von Arbeitsabläufen und Verantwortlichkeiten auch Widerstände erzeugt, ist die Qualität der Kommunikation über den Projekthintergrund der entscheidende Schlüssel für den Projekterfolg.5 Idealerweise werden deshalb im Umfeld des Kick-Off alle Projektbeteiligte mit den Projektzielen vertraut gemacht und der „Sense of Urgency“, die Notwendigkeit der Veränderung, wird ausführlich adressiert.3 Je vertrauter die Beteiligten mit der Unternehmensvision sind, desto leichter können sie die Vision in ihr alltägliches Handeln einfließen lassen und desto mehr Einsicht in die Ziele der Veränderung kann man voraussetzen. Der Change Manager kann durch Anwendung verschiedener Konzepte diese Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter genauer erfassen und verfolgen, zum Beispiel durch das 3 Phasen Modell nach Lewin, das 8 Phasen Modell nach Kotter, das 7 Phasen Modell nach Streich oder das ADKAR- Modell von Prosci.5

Nachdem ein gemeinsames Verständnis der Sinnhaftigkeit des Projekts und der Projektziele erreicht ist, werden im Kick-Off die Projektorganisation vorgestellt und die Arbeitspakete besprochen.3

Umsetzungsphase

In der eigentlichen Phase der Umsetzung leitet der Projektleiter den Ablauf des Projekts im vom Change Manager bestimmten Rahmen. Dabei muss er stets den zeitlichen Ablauf, die Verfügbarkeit der Ressourcen und das Ergebnis im Auge behalten.

Change_Manager_Dreieck

Änderungen gegenüber dem Plan muss er mit dem Change Manager kommunizieren. Unmittelbar betroffene Mitarbeiter sollten schon während der Umsetzungsphase die Veränderungen so früh wie möglich testen können. Ihr Feedback kann wertvolle Hinweise für den erfolgreichen weiteren Verlauf des Projekts geben und unvorhergesehene Probleme vermeiden helfen.2

4. Kontrolle

Nach erfolgreicher Umsetzung wird das Reporting durch das Controlling-Team angepasst, und die neuen Projekt-KPIs werden dort aufgenommen. Auf dieser Basis kann das Management die Zielerreichung überwachen und das weitere Vorgehen festlegen.3

Siehe auch

Weiterführende Literatur

Quellen

  1. Digitalisierung und Konsum: Erkundung positiver und negativer Potenziale für nachhaltiges Konsumverhalten ↩

  2. Project Management Institute ↩ ↩2

  3. persönliche Kommunikation mit Dr. Buettner. München, 17.11.2021 ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5

  4. Change Management in Organisationen – situative Methodenkonstruktion für flexible Veränderungsprozesse ↩ ↩2

  5. Management von Veränderungsprozessen ↩ ↩2