Reflexion: “das Nachdenken; Überlegung, prüfende Betrachtung”.1

In einer Projektreflexion setzt man sich mit dem zurückliegenden Projekt rückblickend auseinander und besinnt unterschiedliche Aspekte der Zusammenarbeit nach.2
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Einordnung in den Projektverlauf

Am Ende eines Projektes angelangt, steht meist noch eine entscheidende Aufgabe an, und zwar das ausführliche Reflektieren des gesamten Ablaufs. Genau wie alle anderen Vorgänge davor, ist auch die Reflexion ein ernstzunehmender und unerlässlicher Schritt für einen erfolgreichen Projektmanagement-Prozess.

Das Überprüfen von messbaren Dingen, im Besonderen die Zielerreichung, ist hierfür ein idealer Startpunkt. Das Projekt wird an den Projektauftraggeber übergeben und von diesem final abgenommen. Anschließend sollte der gesamte Verlauf des Projektes kritisch betrachtet werden. Wo gab es unerwartete Hindernisse? Welche Phasen waren besonders schwierig? Wie lief es zwischenmenschlich und wo kann sich jedes einzelne Projektmitglied verbessern? 3

Unterschiede zwischen agilen und klassischen Projekten

Anders als bei agilen Projekten, wird bei der klassischen Herangehensweise, direkt von Beginn an, ein definierter Endzustand festgelegt. Während des Projektes anzuhalten und den Zwischenstand zu überprüfen ist hier eher nicht üblich. An Stelle der regelmäßigen Reflektion zwischendurch, greift man beim traditionellen Projektmanagement zu klassischen Instrumenten des Wissensmanagements, wie etwa die Lesson Learned und die Projektanalyse am Projektende.4

Da bei dem klassischen Projektmanagement die Reflexion, einmalig zum Projektabschluss, durchgeführt wird, muss man bedenken, dass sie nicht dazu beitragen kann das aktuelle Projekt selbst noch erfolgreicher zu machen, da dieses bereits beendet ist.2

Sinn und Zweck der Reflektion zum Schluss eines Projektes ist es, die positiven Punkte beim nächsten Projekt wieder anzuwenden und Fehler hingegen nicht nochmal zu wiederholen.

Im Vordergrund steht hier somit das Lernen aus Erfahrungen und das aktive Anwenden der gewonnen Erkenntnisse in Folgeprojekten. Es wird demzufolge durch das Reflektieren zu künftigen Erfolgen beigetragen und der Ablauf für weitere Projekte optimiert.5

Abbildung Abbildung 1: Illustration eines Gruppenmeetings zur Reflektion des abgeschlossenen Projektes
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Ablauf

Der Reflexionsprozess kann auf unterschiedliche Art und Weise gestaltet werden, einen Musterablauf gibt es hierfür nicht.

Die Durchführung der Reflexion unterscheidet sich von Projektmanager zu Projektmanager. Wobei einige starken Wert auf Selbstreflexion legen, bevorzugen andere es hingegen, ein Meeting mit dem gesamten Team zu organisieren und gemeinsam das zurückliegende Projekt zu analysieren und zu reflektieren.5

Was aber auf alle Fälle wichtig ist, ist es das Besprochene zu dokumentieren und Daten für weitere Projekte zu sammeln. Hierfür kommt beispielsweise ein Projektabschlussbericht in Frage.6

Abbildung Abbildung 2: Beispielvorlage für ein Projektabschlussbericht

Ein Dokument mit den relevantesten Punkten, Ergebnissen und vor allem den durchlaufenen Hürden, vermittelt essenzielles Wissen und Know-How für alle Projektmitglieder.

Das Projekt endet also nicht mit der Übergabe an den Auftraggeber, sondern erst mit dem erfolgreichen Abschluss, inklusive Dokumentation und Reflexion für zukünftige Projekte.3

Eine ebenso erdenkliche Herangehensweise wäre es, zusammen mit allen Projektbeteiligten, einige Fragen durchzugehen.7

Mögliche Fragen, die man sich selbst und dem Team stellen könnte:

  1. Wurde das Projektziel erreicht?
  2. Was trug zum Erreichen des Ziels bei?
  3. Welche Schwierigkeiten gab es
    • inhaltlicher / organisatorischer Art?
    • auf der Beziehungsebene (in der Gruppe …)?
  4. Wie könnte dieses Projekt weitergeführt werden?
  5. Was haben Sie für sich gelernt?
  6. Was können wir beim nächsten Projekt besser machen?


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Fazit

Zusammenfassend bedeutet eine ausführliche Reflexion für neue Projekte folgendes8:

  • Fehler zu vermeiden
  • Risiken zu verringern
  • Chancen zu nutzen
  • Projekt-Qualität zu steigern

Abschließend lässt sich sagen, dass die Reflexion nicht nur für die Gestaltung eines effektiven Projektendes, sondern auch gerade im Zusammenhang mit der Auswertung von Erfahrungen und dem Sammeln von „Projektwissen“ bedeutsam ist. Die investierte Zeit, in die Selbstreflexion oder das Abschlussgespräch mit den Mitglieder des Projektteams, rentiert sich spätestens bei allen darauffolgenden Projekten und ermöglicht ein perfekt abgerundetes Ende.
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Siehe auch

Weiterführende Literatur

Quellen

  1. Definition: Reflexion ↩

  2. Projektreflexion - Vorausschauende Rückschau, 2020 ↩ ↩2

  3. Sevdesk, Projektmanagement – Der optimale Einsatz für dein Unternehmen, 2019 ↩ ↩2

  4. Proaqulia, Klassisches Projektmanagement vs. Agiles Projektmanagement, 2019 ↩

  5. Oppermann, A., 2011. Ein Unternehmen auf dem Weg zum Projektmanagement: Reflexion einer empirischen Begleitung. ↩ ↩2

  6. PCC, How Successful Project Managers Reflect on and Track the Outcomes of Projects, 2017 ↩

  7. Nachbesinnung (Reflexion) des Projekts ↩

  8. TPG, Lessons Learned im Projektmanagement ↩