Wissensmanagementsoftware
Heutzutage müssen sich viele Unternehmen den Herausforderungen des Big Data Zeitalters stellen.1 Cloud-Anwendungen ermöglichen mittlerweile die Speicherung riesiger Datenmengen, somit ist nicht mehr die Speicherung an sich die Herausforderung, sondern die Organisation der Datenmengen.2 Genau dieser Herausforderung stellt sich das Wissensmanagement. Im Zuge der Digitalisierung ist auch Wissensmanagementsoftware nicht mehr wegzudenken.3
Im Folgenden soll Wissensmanagementsoftware in einem Zusammenhang mit Wissensmanagement gebracht werden. Anschließend wird das Grundprinzip einer Wissensmanagementsoftware anhand eines Beispiels aus der Wirtschaft veranschaulicht.
Wissensmanagement und die Bedeutung der Ressource Wissen
Wissen kann als eine nicht physische Ressource aufgefasst werden. Damit steht es auf einer Ebene mit den klassischen Produktionsfaktoren Arbeit, Boden und Kapital. Klassische Produktionsfaktoren sind Ergebnisse einer Handlung, wohingegen Wissen die Grundlage einer Handlung darstellt.4 Wissen ist eine der wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens, um dieses adäquat organisieren und dokumentieren zu können, erfordert es ein gezieltes Wissensmanagement. Akkumulieren von Wissen, Wissen speichern und Wissen teilen zählen zu den Hauptaufgaben.5 Zusammengefasst: „Das Wesen des Managements ist es, Wissen produktiv zu machen.“(Peter F. Drucker).6
Wissensmanagementsoftware
Wissensmanagementsoftware (Knowledge-Management-Software) kann der Enterprise-Content-Management-Software untergeordnet werden.7 Sie kann als eine Plattform für den Wissenstransfer zwischen Internen, aber auch mit Externen verstanden werden. Unternehmen bekommen damit eine digitale Unterstützung für die Herausforderungen im Wissensmanagement.8 Das Angebot reicht dabei von kleinen Softwarepaketen für einzelne Personen, bis zu hochspezialisierter Unternehmenssoftware für Großunternehmen. Erfolgreiche Wissensmanagementsoftware kann leicht in bestehende Unternehmensstrukturen integriert werden und hat das Potenzial mit dem Unternehmen zu wachsen.7
Wissensmanagementsoftware am Beispiel der Wisdom+ Software
Aufgrund des riesigen Angebots an Wissensmanagementsoftware und deren unterschiedlichen Ansätzen, bezieht sich das folgende Praxisbeispiel auf die Software des Unternehmens „Zehnplus GmbH“. Zehnplus bietet mit “Wisdom+” eine Plattform rund um das Thema Wissensmanagement. Anhand von diesem Beispiel soll unter Betrachtung der folgenden Grafik, die Grundstruktur solcher Systeme dargestellt werden.
Wisdom+ Wissensmanagementsoftware3
Das Grundprodukt und somit der Kern der Plattform ist die Knowledge Base, hier wird das gesamte vorhandene Wissen zentral
an einem Ort gespeichert (Single Source of Information). Durch modernes Datenmanagement (DM) können hier Daten analysiert, kombiniert und verteilt werden.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit Intelligente Automatisierungen zur Optimierung von Arbeitsprozessen zu integrieren (IA).
Die Knowledge Base wird dauerhaft aktualisiert und es können zu jedem beliebigen Zeitpunkt Echtzeitdaten abgerufen werden (Real Time Knowledge).
Die AI gestützte Datenabfrage ermöglicht schnelle und akkurate Ergebnisse (AI). Mitarbeiter aber auch die Kunden sollen in engem Austausch mit der Plattform stehen.
Um diesen Austausch zu optimieren werden zusätzlich acht flexible Produkte angeboten, welche je nach Bedürfnis integriert werden können.
Interne Produkte:
- Digital Dashboard
- Digital Communications
- eLearning
- Digital Work Instructions
Diese Produkte sollen den Wissensaustausch zwischen der Knowledge Base und den Mitarbeitern intensivieren. Genauer gesagt, sollen die Produkte positiv zur Weiterbildung, Vernetzung und Motivation der Mitarbeiter beitragen.
Auf der anderen Seite stehen die externen Produkte:
- eCommerce and Sales Support
- Digital Customer Communication,
- Helpcenter with FAQ and Chat Bot
- Multimedia User Guide
Diese Produkte sollen die Plattform in den Bereichen Vertrieb, Kundensupport und Kundenbindung erweitern. Damit schließt sich der Kreis und es lässt sich ein Prinzip erkennen, wie Wissensmanagementsoftware ein Unternehmen im Bereich Wissensmanagement unterstützt.3