Als Jour Fixe [ˈʒuːɐ̯ ˈfiks] wird ein kurzes regelmäßig wiederkehrendes Meeting bezeichnet. Dieser Termin soll eine kleine Gruppe von Menschen betreffen und soll stets zur selben Uhrzeit und am selben Tag stattfinden – Dies wird auch durch die französische Namensherkunft beschrieben: frz. Jour Fixe = dt. Fester Tag 1.

Jour_Fixe

Symbolbild für ein Jour Fixe 2

Wozu dient ein Jour Fixe?

In Unternehmen wird dieses Format häufig eingesetzt, um als Team über aktuelle Anliegen und Projekte direkt zu diskutieren und diese nicht aufzuschieben. Durch die Regelmäßigkeit des Jour Fixes, beispielsweise jeder zweite Montag um 11 Uhr, sind die betroffenen Personen langfristig fest auf den Termin eingestellt, wodurch sich Überschneidungen reduzieren lassen. Während des Termins, wird zunächst die Zielerreichung seit dem letzten Treffen überprüft, anschließend über die zuvor für das Jour Fixe festgesetzten Themen diskutiert und abschließend das weitere Vorgehen diesbezüglich besprochen sowie eventuell anfallende Aufgaben verteilt. Für eine gute Durchführung, muss jedes Jour Fixe moderiert und protokolliert werden 3.

Jour Fixe im Projektmanagement

Ursprünglich stammt das Konzept aus dem Projektmanagement und dient der Kommunikation unter den Projektbeteiligten über wichtige, ein Projekt betreffende, Themen. Dies ist wichtig für die engmaschige Überwachung des Fortschritts, der Klärung von eventuellen Problemen sowie der Berichterstattung über Zwischenergebnisse und der Diskussion über das weitere Vorgehen. Durch diesen regelmäßigen Austausch wird eine bessere Arbeitsatmosphäre zwischen den Projektmitarbeitenden und dem Projektleiter geschaffen, da Konflikte untereinander schnell geklärt werden können, oder im besten Fall gar nicht erst entstehen 3.

Gestaltung eines Jour Fixes

Meist wird ein Jour Fixe von leitenden Personen organisiert. Im beruflichen Alltag also beispielsweise von einem Abteilungsleiter für die Abteilung, oder im Projektmanagement der Projektleiter für die Mitarbeitenden. Dabei müssen die Organisierenden bei der Planung folgende Punkte berücksichtigen:

  1. Festlegung der Teilnehmenden
    Bei einem Jour Fixe sollten nur Mitarbeitende teilnehmen, die direkt von der Thematik betroffen sind. Alle Teilnehmenden sollten aktiv zur Diskussion beitragen können.
  2. Passenden Zeitpunkt wählen
    Ein Jour Fixe sollte stets zur selben Uhrzeit und am selben Tag stattfinden. Dies erleichtert die Planung und steigert die Zuverlässigkeit der Teilnehmenden. Um jedem Teilnehmenden die Teilnahme zu erleichtern, sollten hier keine Randzeiten in der Früh oder am Abend gewählt werden.
  3. Regeln festlegen
    Um den Effizienzcharakter zu wahren, müssen klare Regeln zu den Jour Fixes definiert werden. Darunter fällt die Rollenverteilung (Organisator, Moderator, Schriftführer), Feedback- und Diskussionsregeln sowie allgemeine Gesprächsregeln und Sprechzeiten.
  4. Inhalte vorbereiten
    Im Vorhinein sollte eine Agenda mit den zu besprechenden Themen an alle Teilnehmenden geschickt werden. Dies erleichtert die individuelle Vorbereitung der Teilnehmenden und steigert dadurch ihre Aktivität im Jour Fixe.
  5. Ziele definieren
    Die Ziele des Jour Fixes sollten bereits vor Beginn des Termins für alle klar definiert sein. Dadurch wird erreicht, dass alle auf die selben Ziele hinarbeiten.
  6. Technische Hilfsmittel organisieren
    Es sollte vorab geklärt werden, ob und welche technischen Hilfsmittel benötigt werden. Gegebenenfalls müssen diese zuvor organisiert werden. Zudem sollte geklärt werden ob das Jour Fixe in Präsenz oder Online stattfindet.

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Vor- und Nachteile

Vorteile Nachteile
Effizient (Hoher Themenfokus – Kurze Dauer) Ineffizient, falls mit nicht sinnvollen Themen gefüllt
Hohe Anwesenheitsquote (regelmäßiger Termin) Gefahr niedrigerer Anwesenheitsquote, falls zu häufig oder zu selten
Vermeidung von Problemaufschiebungen Anhäufung von Problematiken, falls Probleme nicht offen angesprochen werden
Fester Personenkreis Gefährdung der offenen Kommunikation, falls zu viele Personen beteiligt sind
Bei korrekter Durchführung: Verbesserung des Teamgeists, der Gruppendynamik, der Arbeitsatmosphäre Potenzielle Vorteile wandeln sich ins Gegenteil: Verschlechterung des Teamgeists, der Gruppendynamik, der Arbeitsatmosphäre

Ein korrekt durchgeführtes Jour Fixe bietet also eine Reihe an potenziellen Vorteilen. Jedoch muss hier penibel darauf geachtet werden, dass der Termin nicht nur aus Gewohnheit stattfindet, sondern er auch im Sinne eines Jour Fixes effizient genutzt wird. Andernfalls werden die gegenteiligen Effekte begünstigt 34.

Siehe auch

Weiterführende Literatur

Quellen

  1. Begriffsherkunft und Kurzüberblick ↩

  2. Jour Fixe Beispielbild ↩

  3. Was ist ein Jour Fixe? ↩ ↩2 ↩3

  4. Jour Fixe - Ablauf und Inhalte ↩ ↩2