Action Points, welche auch unter dem Namen Arbeitspaketen bekannt sind, sind die kleinsten, nicht mehr untergliederbaren Einheiten in einem komplexen Projekt.12

Action Points im Allgemeinen

Gerade in anspruchsvollen Projekten ist es von hoher Priorität, diese zu strukturieren um sie erfolgreich abzuschließen. Das Projekt im Ganzen unterteilt sich dabei in mehrere Teilprojekte. Aus den Teilprojekten können wiederum Arbeitspakete gebildet werden. Arbeitspakete beinhalten dabei, ähnlich wie das Hauptprojekt, Kosten-, Zeit- und Strukturpläne. Die Arbeitspakete können dabei, je nach Umfang, von mehreren Personen abgearbeitet werden. Diese werden jeweils von einer verantwortlichen Person betreut, die im direkten Kontakt zum Teilprojektleiter steht. Dabei muss diese Person Sorge tragen, dass die im Vorfeld festgelegten Kosten und Zeiten eingehalten werden.

Die Relevanz von Arbeitspaketen wird dabei oft unterschätzt. Das ganze Projekt kann nur dann erfolgreich abgeschlossen werden, wenn auch alle Arbeitspakete adäquat angegangen wurden. Eine besondere Herausforderung stellt dabei oft die Vielzahl von Arbeitspaketen und Teilprojekten dar, die in komplexen Projekten anfallen. Nachfolgendes Bild veranschaulicht die Abhängigkeit der Arbeitspakete hin zum Gesamtprojekt. Hier wird das Arbeitspaket als Puzzle-Teil dargestellt. Fehlt letztendlich ein Arbeitspaket oder ist es unvollständig, hat das Projekt an dieser Stelle ein Loch und kann nicht fertiggestellt werden.1

Abbildung Veranschaulichung der wichtigen Arbeitspakete 1

Größe und Inhalt von Action Points

Um ein Arbeitspaket transparent und unkompliziert zu gestalten, ist die Definition der Größe und des Inhaltes entscheidend. Für die Definition der Größe gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum einen bietet die Prozent-Regel eine schnelle Orientierung. Bei der Prozent-Regel wird empfohlen, den Umfang eines Arbeitspaketes von 5% nicht zu überschreiten.1 Dabei ergeben sich mindestens 20 Arbeitspakete mit 5%-Anteil vom Gesamtprojekt. Diese bilden eine gute Basis und Transparenz für das weitere Vorgehen.

Der Inhalt der Arbeitspakete muss individuell auf das Projekt angepasst werden. Mögliche Inhalte bestehen dabei aus:3

  • Fortschritt
  • Beschreibung / Erläuterung des Arbeitspaketes4
  • Budget und Zeit
  • Schnittstellen mit anderen Arbeitspaketen

Ebenfalls ist es auch wichtig, für wen dabei die Arbeitspakete erstellt werden.3 Schreibt man ein Arbeitspaket für sich selbst, sind nur wenige Stichpunkte bzw. Notizen notwendig. Wird das Arbeitspaket einem direkten Mitarbeiter übergeben, sind mehr Informationen über die durchzuführenden Tätigkeiten notwendig. Die höchste Informationsdichte fällt bei einer externen Beauftragung an. Da ein externer Dienstleister sich im Vorfeld nicht mit dem Projekt auseinander setzten konnte, ist ein genaues Verständnis der Tätigkeiten relevant. Dabei muss bei einer externen Vergabe auch an eine mögliche Geheimhaltungserklärung gedacht werden.

Projektstrukturplan 3 5

Die Grundlage für die Visualisierung des Projektes bildet der Projektstrukturplan (PSP), welcher genauer in der Projektstrukturplanung erläutert wird. Der Projektstrukturplan definiert das Projektziel. Der Aufbau des Projektstrukturplans ist, wie bereits in der Einleitung beschrieben, hierarchisch geordnet. Die Arbeitspakete bilden dabei die letzte Instanz. Der Projektstrukturplan kann nach drei Methoden entworfen werden:6

  1. Top down Ansatz

    Beim Top down Ansatz wird der Projektstrukturplan von Oben nach Unten aufgebaut. Das Gesamtprojekt wird zuerst in Teilprojekte untergliedert. Aus den Teilprojekten werden letztendlich die Arbeitspakete geschnürt.

  2. Bottom up Ansatz

    Der Bottom Up Ansatz geht genau in umgekehrter Herangehensweise vor. Aus den Arbeitspaketen werden Teilprojekte entworfen. Aus den erstellten Teilprojekten ergibt sich schlussendlich das Gesamtprojekt.

  3. Yo-Yo-Verfahren

    Das Yo-Yo-Verfahren ist eine Kombination aus dem Top down Ansatz und dem Bottom up Ansatz. Zum einen wird der Strukturplan von den Arbeitspaketen und zum anderen von dem Gesamtprojekt entworfen.7

Siehe auch

Quellen

  1. Wie definiert man Arbeitspakete? Abgerufen am 24.11.2021 ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  2. Arbeitspaketbeschreibung Abgerufen am 24.11.2021 ↩

  3. ProjektstrukturplanAbgerufen am 24.11.2021 ↩ ↩2 ↩3

  4. Arbeitspaket Abgerufen am 24.11.2021 ↩

  5. Arbeitspakete - wie du alle Aufgaben für ein Projekt sinnvoll sammelst Abgerufen am 24.11.2021 ↩

  6. Projektstrukturplan Abgerufen am 24.11.2021 ↩

  7. Der Proejktstrukturplan - alles was Sie zum PSP wissen müssen Abgerufen am 24.11.2021 ↩