Projektmanagement-Tools unterstützen die Projektmanager, Führungskräfte und das Projektteam bei der Durchführung von Projekten. Sie stellen in allen Projektphasen von der Entstehung der Projektidee bis zum fertigen Produkt ein hilfreiches Werkzeug in der Umsetzung des Auftrags dar. In agilen Projekten soll zudem die Unterstützung über alle Iterationen erfolgen und die Kollaboration zwischen denen am Projekt Beteiligten erleichtern. Eine Projektmanagement-Software kombiniert dabei verschiedene Instrumente des Projektmanagements in einem System.

Geschichte

Das erste Projektmanagement-Tool für Computer (bis zu diesem Zeitpunkt nur für Mainframes), Artemis, wurde 1978 vom Unternehmen Metier Management Systems entwickelt. Artemis kombinierte Projektplanung und Terminplanung mit Kostenkontrolle und Ressourcenmanagement.1

In den darauffolgenden Jahren folgten viele Verbesserungen und Erweiterungen. Im Verlauf erschienen verschiedene Software-Produkte mit mehr Funktionen für komplexere Projekte. Ab Anfang der 2000er Jahre wurden auch mehr Projektmanagement-Tools für agiles Projektmanagement entwickelt. Außerdem entwickelte sich der Trend zu cloudbasierten Programmen und Software als Service2, das bedeutet die Software und IT-Infrastruktur werden von einem externen IT-Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt.

Wichtige Aufgaben eines Projektmanagement-Tools

Projektplanung

Die Projektplanung ist ein Kernbereich des Projektmanagements. Wichtige Features beinhalten:3

Feature genaue Funktion
Verwaltung allgemeiner Projektdaten Grundlegende Informationen, um einen schnellen Einblick in das Projekt zu bekommen
Projektstrukturplanung Gliederung des Projekts in planbare und kontrollierbare Elemente
Meilensteinplanung Grundlage, um zu bestimmten Zeitpunkten den Projektstatus hinsichtlich von Zielen, Kosten und Terminen beurteilen zu können
Gantt Diagramme Übersichtliche Darstellung der verschiedenen Projektphasen
Task Management Aktueller Stand erledigter und noch ausstehender Aufgaben
Netzplan Darstellung der Dauer von Vorgängen im Projekt, ihrer zeitlichen Anordnung und logischer Abhängigkeiten zwischen den Prozessen

Kommunikation und Zusammenarbeit

Für den Projektleiter ist es wichtig sich zu Beginn des Projekts eine Kommunikationsstrategie zu überlegen. Dabei wird auch entschieden welche Kommunikationswege benutzt werden sollen.4 Dadurch werden Tools und Softwarelösungen im Bereich der Kommunikation und für die Zusammenarbeit des Projektteams immer beliebter. Gerade in agilen Projekten wird Teamwork gegenüber anderen Aufgaben hervorgehoben, und es muss zwischen vielen Akteuren, oft auch über weite Strecken, kommuniziert werden. Deswegen ist es wichtig unkomplizierte und zentrale Kommunikationskanäle schaffen.3

Dokumentenmanagement

Bei großen Projekten lohnt es sich, eine eigene Plattform zum Wissenstransfer einzurichten. Ergänzend können auch eigene oder externe Cloud Speicher mit Projektmanagement-Tools verknüpft werden. Weiterhin können Suchfunktionen und Archivierungsmöglichkeiten sinnvoll sein, um auf alte Dokumente zugreifen zu können. 3

Budgetplanung

Bei Projekten ist es wichtig, die Kosten proaktiv steuern zu können und das Budget einzuhalten. Häufig sind mehrere Projekte verflochten und können so die ganze Kampagne beeinflussen. Eine Projektmanagement-Software vereinfacht die Verwaltung und Einrichtung des Budgets und Ausgaben können besser verfolgt werden. Indem man die vorhergesagten geplanten Ausgaben mit den tatsächlichen vergleicht, kann ein besserer Überblick gewonnen werden 2

Bild4 Studie zu den meistgenutzten Funktionen von Projektmanagement-Software für kleine und mittelgroße Unternhemen 5

Vor- und Nachteile einer Projektmanagement-Software:3

Vorteile

  • Zentralisierung der Projektorganisation möglich
  • Schaffung eines Gesamtüberblicks über das Projekt mit den wichtigsten Informationen
  • Zeitersparnis durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
  • Transparente Darstellung von Aufgaben
  • Schnellere Realisierung der Unternehmensziele

Nachteile

  • Zeitintensive Einarbeitung des Personals zur Nutzung der neuen Software notwendig
  • Gewöhnung und Akzeptanz des neuen Tools im Team notwendig
  • Teilweise hohe Kosten

Meistgenutzte Projektmanagement-Tools

meistgenutzte pm tools Marktanteil der meistgenutzten Proketmanagement-Tools 6

Weiterführende Literatur

Patzak, Gerold und Rattay, Günter (2014): Projektmanagement: Projekte, Projektportfolios, Programme und projektorientierte Unternehmen

Siehe auch

Projektmanagement Tools:

Quellen

  1. http://www.computinghistory.org.uk/det/14416/Metier-Artemis/ ↩

  2. https://www.proofhub.com/articles/importance-of-project-management-software ↩ ↩2

  3. https://pm-tools.info/projektmanagement-software-eine-einfuehrung/ ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  4. https://www.inloox.de/projektmanagement-glossar/kommunikation/ ↩

  5. https://www.capterra.com.de/blog/407/nutzerstudie-wie-wird-projektmanagement-software-in-deutschland-genutzt ↩

  6. https://www.datanyze.com/market-share/project-management–217 ↩