Kanban wörtlich aus dem japanischen Übersetzt bedeutet „visuelle Karte / Zeichen“. Bei der Anwendung von Kanban im Projektmanagement, werden die Kanban-Karten verwendet um die Teilschritte des Gesamtprozesses zu visualisieren. 1
Was sind Kanban-Karten?
Mit dem Ziel einen transparenten Workflow zu generieren und Ausschuss zu vermeiden, sollten ursprünglich die einzelnen Arbeitselemente im Prozess auf einzelnen, damals aus Papier bestehenden, sogenannten Kanban-Karten abgebildet werden. Die einzelnen Arbeitselemente können so den gesamten Prozess über verfolgt werden. Diese Kanban-Karten wiederum werden auf dem Kanban-Board festgehalten 12.
Die Karten bilden das Kernelement eines Kanban-Systems. Sie enthalten viele wichtige Informationen zu den Aufgaben: Status, Aufgabenübersicht, Verantwortliche, Frist, etc. Sie dienen außerdem als Informationsknotenpunkt, da sie frei zugänglich sind und erhöhen somit auch die Transparenz des Gesamtprozesses. Durch die Informationsteilung, wird zudem der Bedarf an Meetings zum Informationsaustausch reduziert. Im Projektmanagement, sorgt die Verwendung von Kanban für einen transparenten Ablauf und die Reduktion von Ausschuss und damit von Materialkosten. Demgegenüber steht ein erhöhter Arbeitsaufwand, der für die Erstellung und Pflege der Kanban-Karten aufgewendet werden muss 12.
Inzwischen wurden die physischen Kanban-Modelle Großteils durch digitale Online-Lösungen ersetzt. Die digitalen Kanban-Karten sind nun besser zugänglich und können ortsunabhängig eingesehen werden. Darüber hinaus können die Karten ansprechender und übersichtlicher gestaltet werden 12.
Aufbau einer Kanban-Karte
Beispiel einer physischen Kanban-Karte 3
Die Kanban-Karten haben in der Regel eine Vorder- und eine Rückseite. Die Vorderseite zeigt grundlegende Informationen zur Aufgabe, wie: Beschreibung, Titel, Bearbeiter, Zyklusdauer, Priorität und Unteraufgaben. Die Vorderseite dient also dem Erlangen eines schnellen Überblicks, da sie auf dem Kanban-Board direkt einsehbar ist. Die Rückseite bildet Details ab. Hier können wichtige Kennzahlen und Informationen vermerkt werden, eigene Kommentare erstellt werden sowie Dateien und externe Links angehängt werden1.
Folgende Informationen könnten auf der einer Kanban-Karte abgebildet werden:
| Information | Beschreibung |
|---|---|
| Kanbanart | Es sollte leicht erkennbar sein, um welche Kanbanart es sich handelt. |
| Kanban-Karten-Nr. / Kanban-ID | Kanban-Karten sind durch eindeutige Kennzeichnungen markiert. |
| Gesamt-Anzahl der Kanban-Karten | Es sollte sowohl erkennbar sein, wie viele Kanban-Karten für einen Artikel im Umlauf sind, als auch um die wievielte Karte es sich bei diesem Exemplar handelt. |
| Artikel-Nr. | Die Artikel-Nr. entspricht der Nummer aus dem MRP-System |
| Artikel-Bezeichnung | Die Bezeichnung des Artikels entspricht der Bezeichnung des MRP-Systems |
| Kanban-Menge | Die Kanban-Menge ist die Menge, die von der Kanbanart betroffen ist, also beispielsweise produziert wird. |
| Quelle / Lieferant | Je nach Kanbanart wird hier der Fertigungsbereich, Lieferanten-Nummer und Name, oder der Lagerbereich angegeben. |
| Lagerort an der Quelle | Der konkrete Lagerort ist wichtig, um Suchzeiten gering zu halten. |
| Ziel / Verbraucher | Zielbereich wo die Kanban-Menge verbraucht oder umgelagert wird. |
| Lagerort am Ziel | Konkreter Lagerort im Zielbereich |
| Produktbild | Zur Visualisierung des Artikels auf der Kanban-Karte. |
| Barcodes | Barcodes dienen der Beschleunigung der EDV-Eingabe der Kanban-Karten. |
Gestaltung einer Kanban-Karte
Aufgrund von unterschiedlichen Arbeitsweisen und Prioritäten, werden Kanban-Karten in der Regel speziell auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst. Wichtig hierbei ist, dass stets alle für das Projekt wichtigen Informationen abgebildet werden. Dementsprechend finden nicht immer alle der oben aufgeführten Angaben Einzug auf die Kanban-Karten. Zur besseren Übersichtlichkeit können bei der Gestaltung auch Farbcodes eingesetzt werden. Angestellte erkennen auf diese Weise direkt anhand der Farbe der Karte beispielsweise um welche Art von Kanban es sich handelt 23.
Sobald das Projekt die entsprechenden Phasen erreicht, werden die Kanban-Karten von den Projektmitarbeitenden selbst für ihre jeweiligen Zuständigkeitsbereiche erstellt. Anschließend stehen sie auf dem Kanban-Board dem Team zur Verfügung 23.