Kanban_Boards
Agiler arbeiten durch Kanban Boards. Das Tool zur Visualisierung, Strukturierung und Verbesserung des Workflows.
Was ist ein Kanban Board?
Kanban kommt aus dem japanischen und bedeutet “Signal-Karte”. 1 Das Kanban Bord mit seinen Kanban Karten ist ein visuelles Hilfsmittel, das einen Überblick über den aktuellen Arbeitsstatus verschiedener Prozessabläufe gibt. So können Problemstellen eines Arbeitsflusses schneller aufgedeckt und die Kommunikation im Team erleichtert werden. Mit dem Ziel der Lean Produktion trägt ein Kanban Board als Schlüsselelement zur Optimierung und kontinuierlichen Verbesserung jedes Geschäftsprozesses bei.
Wie funktioniert ein Kanban Board?
Ursprünglich handelt es sich um ein Whiteboard, das in Spalten und Swimlanes aufgeteilt wird. Jede Spalte stellt eine Prozessphase dar, während die Swimlanes die aufeinanderfolgenden Arbeitsschritte abbilden.2 Zu Beginn des Arbeitsflusses wird jede Aufgabe auf einer Kanban Karte platziert und durchläuft anschließend das Kanban Board von links nach rechts. Eine Karte enthält Informationen zu dem jeweiligen Thema wie zum Beispiel eine Aufgabenübersicht, die Verantwortlichen und die Frist.3 So kann ein Team durch die verschiedenen Phasen eines Workflows geleitet werden.
Kanban Board Bestandteile
Was braucht man um ein Kanban Board zu erstellen?
Schritt 1: Ebene bestimmen
Je nach Komplexität des Prozesses kann das Board verschiedene Ebenen aufweisen. 5
- Operative Ebene: Alltägliche To Do’s und individuelle Aufgaben
- Koordinative Ebene: Verteilung der Arbeitselemente im gesamten Team
- Strategischer Überblick: Statusabbildung ganzer Projekte
Schritt 2: Befüllen des Boards
Das Kanban Board wird mit allen relevanten Aufgaben befüllt. Das klassische Modell beinhaltet 3 Spalten:
- Zu erledigen
- In Arbeit
- Erledigt
Klassisches Kanban Board
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Zu erledigen: Geplante Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden.
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In Arbeit: Aufgaben, die derzeit bearbeitet werden.
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Erledigt: Aufgaben, die fertig gestellt wurden.
Schritt 3: Status der Aufgaben sichtbar machen
Durch Bewegen der Karten von TO DO zu IN PROGRESS wird der aktuelle Stand, dass diese Aufgabe in Arbeit ist, für alle sichtbar. Zur Veranschaulichung, dass eine Aufgabe erledigt ist, wandert die entsprechende Karte zu DONE. Somit wandern die Karten im fortlaufenden Prozess stets weiter von links nach rechts.
Schritt 4: Erweitern
Durch das einfache Design des Boards kann es schnell unübersichtlich werden, deshalb muss es erweitert und an individuellen Prozessschritte angepasst werden.
- Einführen neuer Spalten, die den Arbeitsprozess im Team besser abbilden.
- Bsp. statt In Progress jetzt: Konzept, Umsetzung, Prüfung
Man erkennt schnell, dass nicht alle Aufgaben den gleichen Prozessschritten folgen, somit:
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Einfügen neuer Zeilen (Swimlanes). Diese können für unterschiedliche Personen oder unterschiedliche Projekte stehen.
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Einfügen verschiedener Symbole. Somit kann man zwischen wiederkehrenden und einmaligen Aufgaben unterscheiden.
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Einfügen einer Fast Lane. Sie wird für Aufgaben besonderer Priorität, die schnell abgearbeitet werden müssen, angelegt.
Mittels den vorherigen 4 Schritten ist das Taskboard angelegt und man es ist unmittelbar ersichtlich, wo Probleme in dem Arbeitsfluss existieren.
Prinzipien von Kanban auf das Kanban Board angewendet 7
| Prinzipien von Kanban auf das Kanban Board angewendet |
|---|
| 1. Visualisiere den Fluss der Arbeit |
| 2. Messung und Steuerung des Flusses |
| 3. Pull statt Push |
| 4. Limitiere die Menge angefangener Arbeit |
| 5. Kommunikation |
Beispiele von Kanban Boards 8
Durch die Beliebtheit der Kanban Boards findet man sie heutzutage nahezu überall. Häufig um Geschäftsprozesse abzubilden oder zur Organisation privater Aufgaben. Sie unterscheiden sich ledichlich in ihrer Komplexität.9
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Digitales Board
- Erstellung mithilfe von Tools: Trello, Planner, Jira uvm.
Kanban Board in der Software Entwicklung
Ein Familien Kanban Board
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Großes physisches Board
- Whiteboard mit Post-it’s
Klassisches Kanban Board Beispiel