Die falsche Anwendung des klassischen Projektmanagements kann schnell zu Missverständnissen führen, welche einen großen Einfluss auf die Erfolgswahrscheinlichkeit des jeweiligen Projektes haben. Dabei können sowohl Unstimmigkeiten zwischen den Beteiligten, als auch eine generelle falsche Erwartungshaltung gegenüber dem Projektmanagement entstehen. So können beispielsweise die Ergebnisse nicht den Anforderungen entsprechen, Kosten werden überschritten oder Termine nicht eingehalten.¹ Aus diesem Grund ist es wichtig, die klassischen Missverständnisse zu kennen und diese bewusst zu vermeiden.

Ursache der Missverständnisse

Das traditionelle Projektmanagement beruht auf einem monolithischen Ansatz, bei welchem bereits zu Projektstart der gewünschte Endzustand definiert und die genaue Vorgehensweise geplant wird. So werden beispielsweise von Anfang an bestimme Ergebnisse, Kosten, Termine und Ressourcen festgelegt.¹² Dieser standardisierte Vorgang kann allerdings zu mehreren verschiedenen Missverständnissen führen.

Fehlende Flexibilität bei Veränderungen

In nahezu allen Projekten kommt es im Laufe der Zeit zu sich veränderten Anforderungen und Bedürfnissen. Aufgrund der klassischen Vorgehensweise hat die Projektplanung jedoch nicht die notwendigen Freiheiten, um auf Veränderungen flexibel einzugehen, da sie aufwendige und oftmals kostspielige Projektanpassungen nach sich ziehen würden.¹ Stattdessen wird strikt an dem ursprünglichen Plan festgehalten. Somit gibt es kaum Möglichkeiten Ziel- und Planänderungen zu treffen, wodurch vor allem bei den immer komplexer werdenden Projekten Unstimmigkeiten entstehen.³

Unschärfe in der Projektplanung

Um dennoch auf Veränderungen im Projektverlauf reagieren zu können, wird bereits zu Beginn des Projektes Reserve in die Planung mit einbezogen. Dies führt allerdings erneut zu Missverständnissen. Durch den Einbezug von Reserve besteht von Anfang eine gewisse Unschärfe in der Planung, welche im späteren Projektverlauf sogar noch zunehmen kann. Außerdem handelt es sich bei den Reservefaktoren vor allem um die Terminierung und Budgetierung, weshalb es oftmals zu Verzögerungen und Kostensteigerungen kommen kann.¹²

Unstimmigkeiten beim Projektablauf

Ein weiteres Missverständnis entsteht beim Ablauf der klassischen Projekte. Im Gegensatz zum agilen Projektmanagement wird das Projekt nicht in kleinere Aufgabenblöcke heruntergebrochen, welche zu früh überprüfbaren Ergebnissen führen würden. Es fehlen somit regelmäßige Zwischenprodukte, welche kontinuierlich angepasst und verbessert werden könnten (sog. Sprints beim agilen Projektmanagementmodell SCRUM). Stattdessen werden beim klassischen Projektmanagement komplexere Projektphasen nacheinander und nicht parallel bearbeitet. Die größeren Arbeitsblöcke lassen sich schwieriger verwalten, wodurch ein deutlich höheres Risiko für Fehlentscheidungen entsteht. Zusätzlich geht der Motivationsaspekt für das arbeitende Team verloren, da beim traditionellen Projektmanagement kein frühzeitig nutzbarer Mehrwert entsteht.⁴

Rückmeldung der Projektergebnisse

Eng damit verknüpft ist die Rückmeldung an die Auftragsgeber. Da keine Zwischenprodukte oder –ergebnisse präsentiert werden können, gehen entscheidende Feedbackgespräche im Projektverlauf verloren, welche für die weiteren Prozessschritte hätten berücksichtigt werden können. Stattdessen werden die Projektergebnisse erst am Ende des Projektes bereitgestellt. Somit haben die Auftragsgeber vor Projektende keine Möglichkeit Feedback zu geben, wie die folgende Grafik veranschaulicht.⁵

Zeitpunkt des Feedbacks beim klassichen Projektmanagement

Dadurch entstehen wiederum neue Missverständnisse. Es können beispielsweise Anforderungsänderungen unentdeckt bleiben, wodurch umfangreiche Anpassungen notwendig werden, welche vor allem im späteren Verlauf des Projektes zu immer höheren Kosten führen (siehe Grafik) .⁶

Anstieg der Änderungskosten im Verhältnis zur Zeit

Unverhältnismäßige Rahmenbedingungen

Ein weiterer Aspekt, welcher zu Unstimmigkeiten beim Projektverlauf führt, sind unverhältnismäßige Rahmenbedingungen. Unrealistische Zeitvorgaben oder Budgetrahmen, der unterschätzte Projektumfang sowie fehlerhafte Projektkommunikation bestärken die bereits genannten Missverständnisse stark.⁷⁸

Fazit

Um klassische Missverständnisse bei Projekten zu vermeiden, ist es deshalb besonders wichtig genau abzuwägen, ob das klassische Projektmanagement zur Ausgangslage, Aufgabenstellung und Zielsetzung passt. Nur wenn diese Vorraussetzungen erfüllt sind, kann das Projekt erfolgreich und wirtschaftlich verlaufen.¹

Klassische_Missverstaendnisse