Das Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Methode im Projektmanagement. Es findet meistens im agilen Projektmanagement Anwendung, kann allerdings auch im klassischen gut genutzt werden. Beim Timeboxing werden für die zu erledigenden Aufgaben bestimme Zeitslots, die sogenannten Timeboxes, reserviert. Es wird nicht einfach drauf los gearbeitet, sondern es wird vorher genau festgelegt was in einer Timebox zu erledigen ist und was das Ziel der jeweiligen Timebox ist. Dadurch ist eine klare Planung sowie Struktur der Aufgaben und damit des Projekts garantiert1.

Wie funktioniert Timeboxing?

Die einfache Grundregel des Timeboxing ist die Einteilung der To-dos in Zeitfenster. Die Zeit ist der wichtigste Faktor im Timeboxing und steht maßgeblich für den Projekterfolg. Timeboxing verfolgt das sogenannte Parkinsonschen Gesetz: “Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht”2. Im Klartext bedeutet dies, dass man sich mehr Zeit für Aufgaben lässt als man eigentlich für die Erledigung bräuchte. Daraus schöpft das Timeboxing Potenzial und versucht genau dies zu vermeiden. Ein Zeitfenster, also eine Timebox, kann Minuten, Stunden, Tage oder sogar Wochen umfassen, je nach Aufgabe. Hierbei ist es allerdings wichtig realistische Zeitfenster zu wählen. Die zu erledigenden Aufgaben müssen auch wirklich in der gesetzten Timebox zu bewältigen sein. Es ist zudem wichtig Pausen und zusätzliche Timeboxen als Puffer für unvorhersehbaren Mehraufwand einzuplanen. Durch das Timeboxing soll also vermieden werden, dass man sich mit unwichtigen Details aufhält oder gar stagniert. Dementsprechend soll erreicht werden, dass man sich auf das Wesentliche konzentriert und effizient arbeitet. Timeboxing kann sowohl für Gruppen als auch für die persönliche Zeitplanung genutzt werden34.

Wann sollte man Timeboxing anwenden?2

Wenn man unter Anderem …

  • viele verschiedene Aufgaben in kurzer Zeit erledigen muss
  • produktiver werden möchte
  • seinen Alltag besser struckturieren möchte
  • lernen möchte wie lang man tatsächliche für bestimmte Aufgaben braucht

Der Ablauf von Timeboxing4

  1. Erstellung einer To-do Liste über alle zu erledigenden Aufgaben

  2. Priorisierung dieser Aufgaben

  3. Abschätzung der Dauer der Aufgaben

  4. Timeboxen setzen und mit Zeitrahmen schriftlich festhalten

Harte versus weiche Timeboxen

Vor dem Timeboxing muss entschieden werden, ob die jeweiligen Timeboxen hart oder weich sind. Man muss sich bei einem Projekt jedoch nicht auf eine Art von Timebox beschränken. Es ist oft sinnvoll zu mixen, je nach dem was eine Aufgabe von einem fordert. Z.B. eignen sich harte Timeboxen umso besser, umso mehr Disziplin eine Aufgabe erfordert4.

Harte Timeboxen

Eine harte Timebox endet, wenn die vorgegebene Zeit abgelaufen ist, unabhängig davon, ob die Aufgabe erledigt werden konnte. Somit stellen harte Timeboxen die Erledigung sämtlicher anstehender Aufgaben sicher, erzeugen aber auch mehr Druck. Sie sind besonders dann sinnvoll, wenn bestimmte Aufgaben wiederholt überarbeitet werden müssen. In einem Meeting kann eine Timebox dazu beitragen, dass wirklich alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet werden5.

Weiche Timeboxen

Bei weichen Timeboxen muss sich hingegen nicht strikt an die Zeitslots gehalten werden. Sie verstehen sich eher als Hinweis, dass die aktuelle Aufgabe beendet werden sollte und eine Neue bereit steht. Sinnvoll sind sie vor allem bei neuen Aufgaben, bei denen der Arbeitsaufwand vorher noch nicht ganz klar ist. Durch die weiche Timebox kann in einem Team sichergestellt werden, dass alle den gleichen Zeitrahmen verfolgen, dabei jedoch immer noch flexibel sind. In Meetings trägt eine weiche Timebox auch dazu bei, dass alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet werden, allerdings mit weniger Druck und ohne möglichen Abbruch gewisser Themen, wie es bei einer harten Timebox der Fall wäre5.

Vor- und Nachteile des Timeboxing

Vorteile

  • Klare Struktur
  • Effektives Arbeiten durch verbindlichen Zeitrahmen
  • Reduzierung von Multitasking und Prokrastination
  • Fokus auf das Wesentliche
  • Steigert Motivation und Konzentration 54

Nachteile

  • Druck
  • Erfordert viel Disziplin
  • Qualität leidet bei zu kurz gesetzten Timeboxen
  • Weniger Flexibilität
  • Weniger Zeit für Kreativität 54

Konkrete Beispiele

Wochenablauf mit Timeboxing im persönlichen Zeitmanagement: Timeboxing-Beispiel 4

Weitere Beispiele:

  • Bis zum 10.07 soll das Angebot für den Kunden ausgearbeitet werden
  • Die Stakeholderanalyse muss bis 15.12, 12:00 abgeschlossen sein
  • Bis übermorgen 15:00 soll die Kostenanalyse überarbeitet werden
  • Wir haben jetzt drei Stunden Zeit um xy zu besprechen

Siehe auch

Weiterführende Literatur

Quellen

  1. Timeboxing: Produktiver arbeiten durch klare Zeiten, abgerufen am 20.11.2021 ↩

  2. Timeboxing: Bill Gates und Elon Musk schwören auf diese Methode, um ihren Alltag zu optimieren, abgerufen am 07.12.2021 ↩ ↩2

  3. Timeboxing: So wirst du produktiver!, abgerufen am 19.11.2021 ↩

  4. Timeboxing: pünktlich Aufgaben erledigen, abgerufen am 21.11.2021 ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6

  5. Testen Sie Timeboxing: Die zielorientierte Zeitmanagement-Strategie, abgerufen am 22.11.2021 ↩ ↩2 ↩3 ↩4