Definition1

Die typischen Eigenschaften eines Projektes wie beispielsweise die Einmaligkeit oder die Neuartigkeit führen dazu, dass der Verlauf eines Projektes nicht vollständig geplant werden kann. Dies hat zur Folge, dass während dem Projektablauf immer wieder Änderungen nötig sind. Eine Änderung ist als “[j]egliche Abweichung von der ursprünglichen (vertraglichen) Aufgabenstellung”2 definiert.

Mögliche Ursachen für Änderungen sind:

  • die Veränderung der Projektziele beim Auftraggeber
  • die Veränderung äußerer Faktoren (z.B. Markt, Politik, Technik, Wissenschaft, Gesetzte, Umwelt)
  • der Widerstand von Stakeholdern

“Das Änderungsmanagement umfasst daher die Behandlung und Steuerung von Änderungen im Verlauf eines Projektes.”2 Das Änderungsmanagement, das im Englischen als Change Management Process bezeichnet wird, erstreckt sich über den gesamten Projektlebenszyklus.

Welche Aufgaben beinhaltet das Änderungsmanagement?1

Änderungsworkflow

beispielhafter Änderungsworkflow3

Das Änderungsmanagement beginnt damit, dass eine Änderung im Projekt notwendig ist. Ab diesem Zeitpunkt beginnt die Dokumentation der Änderung. Die Änderung kann entweder von der Seite des Auftragsgebers an das zuständige Unternehmen herangetragen oder beim Auftragnehmer selbst erkannt werden. Damit im Unternehmen selbst notwenige Änderungen erkannt werden können, ist eine genaue Aufgabenstellung notwendig. Im Anschluss daran wird die Änderung genauer analysiert. Diese Analyse beinhaltet zum Beispiel den exakten Inhalt und den Größenumfang der Änderung. Des Weiteren müssen mögliche Lösungsansätze und die Folgen der Änderung ermittelt werden. Denn eine Änderung der Aufgabenstellung führt üblicherweise zu einer Änderung von Terminen und Kosten. Bei diesem Schritt ist es sinnvoll, das gesamte Projektteam miteinzubeziehen, um verschiedene Sichtweisen zu berücksichtigen. Die Kombination aus Leistungsänderung, Kostenänderung und Terminänderung, die sich daraus ergibt, kann dann mit dem Auftraggeber abgesprochen werden. Der letzte Schritt beinahltet die Umsetzung der Änderungen zum Beispiel durch eine Vertragsänderung.

Welche Rollen gibt es im Änderungsmanagement?4

Am Änderungsprozess sind die gewohnten Projektrollen wie beispielsweise die Projektleitung beteiligt. Die Projektleitung ist allgemein für das Änderungsmanagement verantwortlich und dafür zuständig, dass festgelegte Vorgehensweise korrekt umgesetzt wird. Eine besondere Rolle im Änderungsprozess nimmt allerdings der Änderungsinitiator ein. Jedes Projektmitglied kann die Rolle des Änderungsinitiators übernehmen und dieses Projektmitglied möchte eine bestimmte Änderung durchsetzen und leitet den Änderungsprozess.

Was ist beim Änderungsmanagement zu beachten?1

Einer der wichtigsten Faktoren im Änderungsmanagement ist, dass die Änderungen transparent behandelt und genau dokumentiert werden. Dies führt dazu, dass alle Projektteilnehmer über die Änderung in Kenntnis gesetzt sind und Aufgaben, die aufgrund der Änderung nicht mehr notwendig sind, nicht fortgeführt werden. Um Transparenz zu gewährleisten, empfiehlt es sich, bei einer großen Anzahl an Projektteilnehmern eine Änderungskonferenz durchzuführen. Für die Dokumentation der jeweiligen Änderungen eignet sich ein Änderungsblatt. Einen Überblick über alle Änderungen in einem Projekt kann eine Änderungstabelle geben. Die Dokumentation kann durch IT Systeme wie beispielsweise Datenbankmanagementsysteme unterstützt werden. Im Allgemeinen sollten in einem Unternehmen für das Änderungsmanagement Standardprozesse angelegt werden.

Welche Vorteile bietet das Änderungsmanagement?5

Ein Vorteil des Änderungsmangements besteht darin, dass den Änderungen strukturiert und mit einem Plan begegnet wird. Aufgrund der strukturierten Vorgehensweise wird es einfacher, die folgenden Konsequenzen auf Termine und Kosten abzuschätzen. Zusätzlich macht die ausführliche Dokumentation die durchgeführten Änderungen und deren aktuellen Stand nachvollziehbar. All diese Faktoren führen dazu, dass am Ende die Änderungen mit höherer Qualität behandelt werden.

Siehe auch

Weiterführende Literatur

Quellen

  1. vgl. Spang, K. (2016). Projektmanagement von Verkehrsinfrastrukturprojekten. Springer, 86-91. ↩ ↩2 ↩3

  2. Spang, K. (2016). Projektmanagement von Verkehrsinfrastrukturprojekten. Springer, 86. ↩ ↩2

  3. Spang, K. (2016). Projektmanagement von Verkehrsinfrastrukturprojekten. Springer, 88. ↩

  4. vgl. https://www.projektmanagementhandbuch.de/handbuch/projektrealisierung/aenderungsmanagement/ ↩

  5. vgl. Grande, M. (2013). 100 Minuten für Konfigurationsmanagement. Kompaktes Wissen nicht nur für Projektleiter und Entwickler. Springer, 80. ↩