Reporting

Das Reporting (deutsch Berichtswesen) sieht sich als klassischen Teil des Controllings und beschäftigt sich mit dem Speichern, Verarbeiten, Visualisieren und der Weitergabe von Daten. Diese Daten können in vielen Formen auftreten. Das hat meist zum Zweck, sowohl die strategische als auch die operative Unternehmens- oder Behördenführung zu unterstützen, beispielweise bei der Kostenplanung. Beim Reporting werden Berichte zu genau bestimmten Zwecken erstellt. Berichte sind nicht gleichzusetzen mit Dashboards, welche eine Übersicht über verschiedene, aktuelle Geschäftsbereiche liefern und einen Überblick ermöglichen. Diese Berichte können sowohl in gedruckter Form, aber auch heute üblicher: digital am Bildschirm erstellt und weitervermittelt werden. ¹ ² ³

1. Aspekte von erfolgreichem Reporting ⁴

Reporting ist ein weiter Begriff, der mehr als nur das reine Berichtswesen einschließt. Reporting begegnet uns sowohl im internen als auch im externen, als ein individueller Bericht an eine gezielte Interessengruppe, als Fiskalbericht oder auch als E-Bilanz (kz. Elektronische Bilanz). Worum es sich genau handelt, hat weniger Einfluss darauf als Ziel-Informationen zu aggregieren und in den betrieblichen Bereich zu integrieren.
Es gilt bei jeglichen Berichten immer das „Postulat von Wahrheit und Klarheit“ zu beachten. Ein Bericht hat ungeachtet seines Adressaten eindeutig interpretierbar, verständlich, klar in seinen Begrifflichkeiten und inhaltlich korrekt zu sein. Zudem sind sonstige Normen, Zertifizierungen und Gesetze zu beachten, beispielsweise die GoB (kz. Grundsätze ordentlicher Buchführung).
Bei der Erstellung und Vermittlung von Berichten sind Report-Objekte, wie z.B. Kunden, Produkte oder auch das Unternehmen in seinen Teilaspekten, zu beachten. Diese Reporting-Objekte sind wichtig, um die effiziente Übersicht zu behalten da diese den Zweck erfüllen, dass jeder Bereich mit Kennzahlen belegt wird, so z.B. das Reporting-Objekt „Produktion“ die Wertegrößen „Durchsatz“ oder „Ausfall-Zeiten“. Diese Merkmale und Gliederung der Kennzahlen unterstützen maßgeblich die spätere Struktur des Berichtes und sorgt für eine bessere Verdichtung und Gruppierung. ⁵
Heute, zu einer Zeit in der Berichte nicht mehr an gedrucktes Papier gebunden sind, sollte auf das richtige Werkzeug und auf zeitnahe, effiziente Bereitstellung Wert gelegt werden. Berichte selbst sind heute schneller und detaillierter bereitzustellen als noch vor vielen Jahren. Zur gerechten Umsetzung können heute eine Vielzahl von Tools genutzt werden, die das Reporting zu Teilen nahezu automatisieren können. (Mehr dazu in Abschnitt 3)
Auch visuell muss ein Bericht eingängig und simpel sein, nach dem Prinzip von „What you see is all there is“ ist es die Pflicht der Reporter den Empfängern alle relevanten Daten so zu präsentieren, dass sie möglichst schnell aufnehmbar sind. Besonders das responsive Design hat im letzten Jahrzehnt an Relevanz gewonnen, da Endgeräte heute sehr vielfältig aussehen können und die Berichte unabhängig dessen zugänglich seien müssen.

2. Projektreporting

Auch im Projektmanagement stellt das Reporting einen der Wichtigsten Aufgabenbereiche dar. Hierbei geht es um das Erheben, Verwerten und das Bereitstellen von Projektfortschritten und Ergebnissen. Meist wird zur Messung der Ergebnisse ein Soll-Ist-Vergleich genutzt. Wenn es um die inhaltliche Ausgestaltung des Reports geht ist auch in der Projektumgebung die Zielgerichtetheit und die Adressatenorientierung zu beachten. Die Adressaten eines solchen Reports sind im Projektkontext meist Projektleiter oder direkt die Projektauftraggeber. Wichtiger ist in der Projekt-Startphase die Planung einer geeigneten Reportingstruktur. Zu der Projektstruktur zählen u.a. die Planung eines Berichtsrhythmus und das festlegen (bzw. identifizieren) von grundlegenden KPIs (kz. Key Performance Indicators). Da das Reporting in Projekten meist noch flexibler und aktueller sein muss als allgemein im Unternehmen empfiehlt es sich hier auf Tools, Umgebungen und Programme zurückzugreifen die das planen und reporten vereinfachen. Aber auch der Projekta chlussbericht welcher eine Übersicht über die Ergebnisse des Projekts liefert. ⁶ ⁷

3. Tools im Projektreporting ⁷ ⁸ ⁹

Die Digitalisierung im Projektmanagement führt zu neuen Herausforderungen im modernen, flexiblen Reporting. Um diese zu bewältigen stehen Reportern ein Werkzeugkasten von Programmen und Diensten zur Verfügung. Diese erleichtern ihnen das qualitative Reporting. Neben den klassischen MS-Project Programmen und vielen weiteren Tools gibt es Plattformen welche die Projektumgebung digitalisieren. Die etabliertesten Beispiele sind in der folgenden Tabelle gegenübergestellt, diese bieten neben vielen anderen Projektmanagement-unterstützenden Eigenschaften auch eine Möglichkeit (Zwischen-)Ziele oder KPIs einzubinden und das Programm aus verschiedenen Projektbereichen mit Daten zu füttern welche dort automatisch in Echtzeit zusammengefasst und verglichen werden.

Anbieter/ Eigenschaften	Factro	Monday	Wrike	Jira Core
Integriertes Reporting Tool	JA	JA	JA	JA
Monatliche Kosten*	0€ bis 29,99€ p.P.	0€ bis 16€ p.P.	0$ bis 5$ p.P.	0$ bis 24,80$ p.P.
Maximale Anzahl von Nutzern*	10 bis unbegrenzt	2 bis unbegrenzt	10 bis 10.000	1 bis 200

*Abhängig vom Abomodell und Nichtbeachtung von anfragenötigen Modellen

4. Fazit

Das Reporting im Kontext des Projektmanagement ist eine etablierte Thematik, welche die Säule darstellt auf der weitere Entscheidungen getroffen werden. Dabei sind für eine erfolgreiche Kommunikation der Daten an Projektleiter und sonstige Adressaten Rahmenbedingungen zu beachten. Zudem wird zu Zeiten der Optimierung und im flexiblen Projektumfeld eine hohe Frequenz des Reportingoutputs gefordert, welche nur durch einen gewissen Grad der Automatisierung zu erreichen ist, dabei greifen Reporter auf eine Palette von Tools zurück.

Abkürzungsverzeichnis

E-Bilanz = Elektronische Bilanz
GoB = Grundsätze ordentlicher Buchführung
KPIs = Key Performance Indicators

Siehe auch

-> Berichtswesen
-> Projektdokumentation
-> Statusreport
-> Erfolgsmessung