Kostenbestimmung durch Schätzungen

Schätzungen gehören tagtäglich zu einer zentralen Aufgabe im Bereich des Projektmanagements. Es ist kein einmaliger Prozess, der am Anfang eines Projekts stattfindet, sondern ist vielmehr ein kontinuierlicher Prozess, welcher sich von Anfang bis zum Ende des gesamten Projekts hindurch zieht 1. Diese Schätzungen bzw. Schätzverfahren werden dazu verwendet, um unter anderem die Kosten eines Projekts besser abschätzen zu können. Somit können beispielsweise unrentable Projekte ausfindig gemacht werden, welche Aufgabe dann den Projektleiter/-mitglieder unterliegt, diese Kosten entsprechend den Vorgaben anzupassen oder das Projekt rechtzeitig einzustellen. Mit diesem Prozess können so unnötige Kosten eingespart werden. Andererseits können so rentable Projekte frühzeitig erkannt und entsprechend gefördert werden.

Da Projekte zumeist neu und innovativ sind, ist es nicht immer möglich Erfahrungen aus der Vergangenheit unverändert zu übernehmen und auf jedes neue Projekt anzuwenden. Deshalb gibt es zahlreiche Schätzverfahren, welche den Projektleitern helfen, die Kosten annähernd richtig zu kalkulieren. Diese müssen auch projektabhängig gewählt werden, da verschiedene Faktoren die Dauer, sowie auch die Kosten eines Projektes beeinflussen und von den meisten Schätzverfahren nicht berücksichtigt werden 2:

  • die Komplexität der Aufbauorganisation
  • der Umfang der Wiederverwendung von bereits entwickelten Modulen
  • die Art, Anzahl und Zeitpunkte von Qualitätssicherungsmaßnahmen
  • etc 2

Schätzverfahren

Um die Kosten richtig abschätzen zu können, werden neben Erfahrungswerten, mathematische Algorithmen, parametrisierten Funktionen auch die Hilfe von Experten benötigt. Darunter ist die Delphi-methode, die Schätzklausur wie auch die Bottom-up Schätzung am weitläufigsten verbreitet 1.

Schätzverfahren

Darstellung der Schätzverfahren

Kostenverlauf beim Schätzen

Mit der Einführung dieser Methoden gelingt es die Projektrisiken zu minimieren und einen kostentreuen Projektverlauf zu gestalten (Msg-systems, 2013). Wobei man in den ersten Phasen noch nicht genau bestimmen kann, wie hoch diese Kosten sein werden. Eine Nachschätzung ist in jeder Projektphase notwendig und wird im Laufe des Projektes immer genauer. Erst gegen Ende des Projektzyklus ist eine präzisere Annäherung der Gesamtkosten erreichbar 3.

Schätzung Verlauf

Kostenverlauf der Projektphasen

Risiken in der Praxis

Doch gehen einige Gefahren mit einer Schätzung einher. Die Schätzung passiert zu einem sehr frühen Zeitpunkt und bildet die Grundlage des Projekts. In der Praxis sind oft Schätzungen gefragt, noch bevor man halbwegs den Projektinhalt versteht, dennoch wird man später auf die Schätzergebnisse festgenagelt. Zudem werden von vielen Firmen Aufwandsdaten nicht gesammelt und sind meist nur in den Köpfen der Projektleiter zu finden, was dazu führt, dass die Schätzungen ungenauer werden 3. Einzelne Projektbereiche zur Kostenschätzung werden zumeist nicht erfasst. Kosten der Angebotserstellung und die Garantieleistungen werden dem Projekt nicht zugerechnet. Reparatur oder Wartungsarbeiten, sowie die Qualitätssicherung werden zunächst kaum beachtet, obwohl ein enger Zusammenhang mit dem Projekt besteht 2. Auch der Aufwand für das Schätzverfahren wird oft unterschätzt. Demnach betragen die Kosten einer guten Schätzung bis zu 3 Prozent des Projektumfangs 4.

Einfluss durch Vorgaben

Das Ergebnis der Schätzung wird oftmals nicht akzeptiert, es gibt stattdessen politischen Druck die Schätzung und somit die Kosten zu verringern. Schätzungen liegen daher auch mal 50 Prozent oder mehr unterhalb realistischer Werte, dennoch werden sie zur verbindlichen Vorgabe des Projektteams. Dies führt dazu, dass das Geld nicht reicht und das Projekt mit dem vorgegebenen Budget nicht durchführbar ist. Eine zu hohe Schätzung dagegen ist kaum festzustellen, da bei jedem Projekt der Kostenrahmen vollständig ausgeschöpft wird. Der Business Case rechnet sich nicht und das Projekt kann dadurch an Mitbewerber verloren werden. Ob der geschätzte Kostenrahmen realistisch war, lässt sich im Nachhinein schwer feststellen, da das Projektmanagement großen Einfluss auf die verbrauchten Aufwände eines Projekts hat 3.

Siehe auch

Weiterführende Literatur

Quellen

Institut für Informatik – Ludwig- Maximilians-Universität München](https://www.pst.ifi.lmu.de/Lehre/WS0607/pm/vorlesung/PM-05-Schaetzung.pdf)

  1. Aufwandschätzung und Schätzverfahren. Projekterfolge schätzen lernen ↩ ↩2

  2. Projektmanagement Methode: Schätzverfahren ↩ ↩2 ↩3

  3. [Projektmanagement Schätzverfahren. ↩ ↩2 ↩3

  4. Aufwandsschätzung (Softwaretechnik) – Kosten des Schätzverfahrens ↩