Die Projekt Charta ist ein Dokument das die wichtigsten Punkte eines Projekts schildert und dadurch einen groben Überblick über das Projekt oder einer Projektphase verschafft¹.

Was ist die Projekt Charta

Der Begriff “Projekt Charta” ist nicht normiert, daher wird dieses Dokument in Deutsch auch als “Projektauftrag”, “Auftrag” oder “Projektvereinbarung” bezeichnet. Auf Englisch wird der Begriff des “Project Charter” benutzt.²

Der Projekt Charta eilt meistens ein Projektantrag bzw. Projektvorschlag vor; worin Ausgangslage, Ziele, Projektergebnisse, Kosten sowie Nutzen und Organisation beinhaltet sind.¹²

Durch die Projekt Charta wird sichergestellt, dass Sponsor und der Projektleiter auch das gleiche Ziel beim Projekt anstreben und den Mitteln dazu bewusst sind.¹³ Bei externen Dienstleistern wird der Projektauftrag durch einen formellen Vertrag ersetzt.²

Funktionen einer Projekt Charta im Projektverlauf

Die Projekt Charta begleitet den Projektleiter, das Team sowie weitere Stakeholder vom Projektanfang bis -ende.⁴⁵ Daher bietet es im Laufe des Projekts eine Vielzahl an Funktionen.¹

Zu beginn des Projekts

Die Übergabe der Projekt Charta stellt, nach einem erfolgreichen und genehmigten Projektantrag, den offiziellen Startschuss des Projekts dar.¹²

Damit zeigen sich auch folgende Funktionen am Projektanfang:
- Beginn des Projekts
- Festlegung des Projektstartzeitpunkts
- Schaffung einer verbindlichen Vereinbarung. (Berufungsgrundlage für Projektinhalte und -ziele)
- Einsetzung des verantwortlichen Projektleiters
- Freigabe der beantragten finanziellen Mittel für das Projekt
- Freistellung der notwendigen Mitarbeiter für die Projektarbeit
- Grobe Vorplanung des Projekts

Während des Projekts

Die Projekt Charta ermöglicht eine einheitliche Übersicht der Projektinhalte für alle beteiligten.¹ Projektinhalte werden genau, aber kurz definiert um das gleiche Bild vom Projekt beim Projektleiter,Sponsor sowie anderen Stakeholdern hervorzurufen. Die Projekt Charta dient auch als Informationsgrundlage für später hinzukommende Teammitglieder.

Die Projekt Charta Minimiert das Risiko, dass sich der Aufwand nicht gleichmäßig auf die Projektlaufzeit verteilt.¹

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Bestandteile einer Projekt Charta

Wie der Begriff ist auch der Inhalt und somit die Bestandteile einer Projekt Charta nicht normiert.¹² Daher kann die Projekt Charta nur eine Seite als auch ein ganzes Handbuch umfassen.⁶ Da die Projekt Charta auf dem Projektantrag basiert, kommen einige Elemente im Projekt Charta nochmal vor.

Folgendes wird als fester Bestandteil einer Projekt Charta angesehen⁷⁸:
- Projektname und Projektbezeichnung
- Projektdauer (konkret Beginn und Ende, Zwischenziele, bestimmte Ereignisse, etc.)
- Projektziele, Begründung für die Durchführung des Projekts
- Projektteam (interne u. externe Mitarbeiter, Dienstleister, etc.)
- Projektorganisation, Rollenverteilung
Folgendes kann in einer Projekt Charta enthalten sein¹:
- Initiator des Projekts, Projektauftraggeber, Projektleiter
- Datum und Unterschrift von Auftraggeber und Projektleiter (bei internen Projekten große symbolische Wirkung)
- Leistungsumfang des Projektes, Unternehmensbedarf, Zusammenfassung der wichtigsten Vereinbarungen, etc.
- Vorprojektphase, Nachprojektphase,
- Projekt-Nichtziele
- Projektbudget (erwartete Projektkosten, aber auch benötigte Ressourcen, Mitarbeiter, Nachlaufkosten, etc.)
- Verantwortlichkeiten und Befugnisse
- Projektzweck, Hindernisse, Beschränkungen, etc.
- Projektmeilensteine, Projektplan, Projektphasen, etc.
- Zu erfüllende Hauptaufgaben
- Termin- und Kommunikationsplan, Terminvorgaben, etc.
- Projektmanagementplan: Anforderungen an das Projektmanagement
- Anzuwendende Managementsysteme (z.B. für Risikomanagement, Qualitätsmanagement, Konfigurationsmanagement)
- Vertragsbezogene Inhalte (insbes. Vergütungsvereinbarungen)

Häufige Fehler beim erstellen einer Projekt Charta⁹

Unklare Zielsetzungen sowie unzureichende Formulierungen der Problemstellung können dazu führen, dass die Ziele des Projekts von den Stakeholdern nicht richtig interpretiert werden. Es entstehen Zielverfehlungen, im Sinne von, dass mehr oder auch weniger als die vorhergesehenen Ziele erreicht werden.

Statistiken in der Projekt Charta können den Stakeholdern beim Verständnis helfen. Zu viele Statistiken einzubauen steigert jedoch die komplexität und verletzt die Grundeigenschaften der Projekt Charta.

Durch unklare Definierung der Rollen und Verantwortlichkeiten entstehen Rollenkonflikte. Genau das wird mit einer Projekt Charta abgezielt zu vermeiden.

Wie vermeiden?

Um diese und ähnliche Fehler zu vermeiden; Sollte eine einfache Wortwahl getroffen, Formulierungen und Definitionen mit kurzen Sätzen gebildet werden und auf Anschaulichkeit sowie klare Übersichtlichkeit geachtet werden.

Beispiel einer Projekt Charta

Durch folgende Projekt Charta¹⁰, ist ein Projekt, das eine Fast Food App abzielt, übersichtlich dargestellt.

Fazit

Eine Projekt Charta ist ein Dokument, das eine Übersicht über das Projekt verschafft und als Wegweiser sowie checkliste im laufe des Projekts eingesetzt werden kann. Der Inhalt ist dabei nicht normiert, daher können Elemente je nach Bedarf eingesetzt werden. Dafür ist es wichtig bei Definitionen und im allgemeinen es kurz und genau zu halten.