Best Practices vs. Worst Practices

Im Zuge des Projektmanagements gibt es erfolgreiche Projekte und weniger erfolgreiche Projekte. Hierbei gibt es Methoden, die einen erfolgreichen Projektabschluss garantieren (sogenannte Best Practices). Im Gegensatz dazu gibt es aber auch Methoden, womit ein komplettes Projekt in den Sand gesetzt werden kann. Diese werden Worst Practices genannt. Beispielsweise waren in den letzen Jahren rund 20% der IT-Projekte nicht erfolgreich (siehe Tabelle)1.

Jahr Typ 1 - Projekt erfolgreich Typ 2 - Projekt teilweise erfolgreich Typ 3 - Projekt nicht erfolgreich
2009 32% 44% 24%
2010 31% 47% 22%
2011 34% 51% 15%
2012 39% 43% 18%
2013 31% 50% 19%
2014 28% 55% 17%
2015 29% 52% 19%

Ergebnisse der Chaos Studie 2009-2015 1

Best Practices

Definition

Best Practices sind bewährte Erfolgsmethoden, welche als allgemein sinnvollste Vorgehensweise in einer bestimmten Unternehmenssituation gelten 23. Diese lassen sich durch Benchmarking -den unternehmensinternen oder unternehmensexternen Vergleich verschiedener Projekte- bestimmen und dann für das eigene Projekt adaptieren 45. Jedoch gibt es keine universell anwendbare Vorgehensweise, sondern man muss projektspezifisch entscheiden, welche Best Practice geeignet ist 36.

Allgemein anerkannte Best Practices

Die ausgiebige Projektplanung ist als Leitfaden eine zentrale Erfolgsmethode für das Projektmanagement 78. Dabei sollen Projektziele “SMART” festgelegt werden 9. Methoden wie die Projektstrukturplanung, das Wasserfallmodell, SCRUM und die Netzplantechnik werden dabei häufig herangezogen 10.

Ein weiteres Best Practice ist diesen Projektplan durch ein periodisches Projektcontrolling fortlaufend zu kontrollieren und anzupassen, ohne dabei aber zu weit vom ursprünglichen Plan abzuweichen 9. KANBAN, eine Methode des agilen Projektmanagement, ist nützlich zur Zwischenkontrolle, da Aufgaben in “geplant”, “aktiv” und “erledigt” unterteilt werden 10.

Klare, schriftliche Projektdokumentation ist ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor, da der Projektverlauf dadurch im Nachhinein noch nachvollziehbar ist 911. Dies ermöglicht eine reibungslose Nachbereitung des Projekts, welche bestenfalls neue Best Practices für zukünftige Projekte ausarbeiten lässt 9.

Eine weitere Erfolgsmethode ist das Bereitstellen einer qualifizierten Projektleitung mit guten Menschenkenntnissen und Kommunikationsfähigkeiten 1213. Dieser soll regelmäßig Feedback an alle Stakeholder (identifizierbar mittels Stakeholder-Analyse) geben, um Probleme gemeinsam zu lösen und gegenseitiges Verständnis für die gemeinsame Projektarbeit zu schaffen 91011.

Gutes Risikomanagement ist ein weiteres Best Practice 9. Das gesamte Projektteam muss Risiken und ihre Auswirkungen auf das Projekt durchgehend analysieren und gegebenenfalls schnellstmöglich effiziente Gegenmaßnahmen einleiten 14. Die Methoden der Meilensteintrendanalyse und der Risikoanalyse eignen sich besonders zur Risikominimierung 10. Des Weiteren minimiert der 3rd-Party-Ansatz das Risiko durch die Zusammenarbeit mit erfahrenen externen Projektmanagern15.

Ein einleitendes Kick-off-Meeting als Projektstart ist ein Best Practice, da es als Startschuss mit motivierender Wirkung agiert 9.

Abbildung Projektmanagement Methoden word cloud 16

Worst Practices

Definition

Im Gegensatz zu Best Practices bezeichnen Worst Practices ineffiziente Vorgehensweisen, welche schlimmstenfalls zum Abbruch eines Projekts führen 317. Jedoch können diese Fehler einen Lernprozess einleiten und führen bestenfalls zu neuen Best Practices 3.

Die häufigsten Worst Practices

Eine der häufigsten Worst Practices ist schlechte Projektkommunikation zwischen den Projektbeteiligten 18. Insbesondere werden dabei Anforderungen von der Projektleitung nicht klar vermittelt und das Team bekommt kein klares Verständnis für das Projekt 119.

Unausreichende Projektplanung mit unklar definierten und mangelhaft dokumentierten Zielen ist ein weiterer großer Faktor für das Projektscheitern 20. Dabei werden häufig Termine mit unmöglich einzuhaltenden Deadlines geplant 21. Die schlechte Projektplanung wird dann zumeist noch mit einem fehlenden Änderungswesen und dem starren Festhalten an alten Vorgehensweisen kombiniert 1417. Dies liegt daran, dass Projektteams häufig schwach besetzt sind und keine Erfahrung im Projektmanagement besitzen 1415. Deshalb wird im Projektverlauf die schlechte Planung meist nicht korrigiert und das Projekt scheitert.

Sonstige Faktoren wie mangelhafte Kostenplanung und inkonsequentes Risikomanagement sind weitere Worst Practices, welche beispielsweise beim Bau des Berliner Hauptstadtflughafen Probleme verursachten 14. Zu viele Projekte gleichzeitig durchführen zu wollen garantiert meistens auch scheiternde Projekte 22.

Vergleich

  Best Practices Worst Practices
Projektplanung <ul><li>Ausgiebige Planung</li><li>Ziele SMART festlegen</li></ul> <ul><li>Mangelhafte Planung</li><li>Ziele unklar definiert und dokumentiert</li><li>Uneinhaltbare Deadlines für Termine</li></ul>
Projektcontrolling <ul><li>Fortlaufende Kontrolle und Anpassung</li><li>Klare, schriftliche Dokumentation</li></ul> <ul><li>Fehlendes Änderungswesen</li><li>Starres Festhalten an alten Vorgehensweisen</li></ul>
Projektleitung <ul><li>Klare Kommunikation mit allen Stakeholdern</li></ul> <ul><li>Anforderungen nicht klar vermitteln</li></ul>
Risikomanagement <ul><li>Risiken und ihre Auswirkungen durchgehend analysieren</li>Zusammenarbeit mit erfahrenen externen Projektmanagern</li></ul> <ul><li>Inkonsequentes Risikomanagement</li></ul>

Während erfolgreiche Projekte ausgiebig geplant und fortlaufend mit klarer Dokumentation kontrolliert werden, sind scheiternde Projekte meist mangelhaft geplant und verfügen über ein inadäquates Änderungswesen. Effiziente Vorgehensweisen zeichnen sich durch klare Kommunikation innerhalb des Projektteams aus, ineffiziente Vorgehensweisen entstehen zumeist durch ein unerfahrenes Projektteam mit mangelhafter Kommunikation.

Siehe auch

Weiterführende Literatur

Quellen

  1. Chaos-Studie - Wikipedia ↩ ↩2 ↩3

  2. Best Practices Definition - investopedia ↩

  3. Best Practice - Wikipedia ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  4. Benchmarking im Projektmanagement ↩

  5. Best Practice - Projektmagazin.de ↩

  6. What are Best Practices? - t2informatik Smartpedia ↩

  7. Projektmanagement - Wikipedia ↩

  8. Projektmanagement für die Praxis - Ein Leitfaden und Werkzeugkasten für erfolgreiche Projekte - 2. Auflage ↩

  9. 10 Projektmanagement Best-Practices ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7

  10. Die 11 beliebtesten Projektmanagement-Methoden ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  11. Projektmanagement in KMU: Eine Sammlung von Best Practices ↩ ↩2

  12. Die 6 Qualitäten eines guten Projektleiters ↩

  13. Projektmanagement leicht erklärt - exklusive Einblicke in Projekte aus dem wahren Leben! Episode 021 - Projektteams erfolgreich führen ↩

  14. Projektmanagement - Theorie und Praxis aus einer Hand - 8. Auflage ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  15. Projekteffizienz steigern durch 3rd-Party-Ansatz - Mit “Trial and Error” zum Projekterfolg? ↩ ↩2

  16. Benjamin Michels - Projektmanagement Methoden ↩

  17. What is Worst Practice? - t2informatik Smartpedia ↩ ↩2

  18. Projektmanagement - alles andere als reibungslos ↩

  19. Zehn Tipps, wie Sie Ihr Projekt beim Start zuverlässig ruinieren - Projektmensch-Blog ↩

  20. Mal andersrum gefragt: Ergebnisse einer Studie zu Misserfolgsfaktoren in der Projektarbeit ↩

  21. Worst Practice - Inhalt - Globale Seite ↩

  22. The Art Of Project Portfolio Management ↩