Das Project Management Office (kurz PMO) ist eine permanente organisatorische Einheit im Unternehmen, ähnlich einer Stabsstelle, die für das zentralisierte und koordinierte Management aller Projekte zuständig ist1. Es befindet sich häufig direkt unterhalb der Geschäftsführung und setzt die Vision und Mission des Unternehmens in Strategien und Ziele um2.

Verwendung

Der Einsatzbereich eines PMO variiert stark mit der Rolle des Projektmanagements im Unternehmen. In kleineren Unternehmen mit wenigen Projekten kann auf ein PMO eher verzichtet werden als in einem größeren Betrieb mit vielen abteilungs- und standortübergreifenden Projekten2. Aufgrund seines flexiblen Einsatzbereiches, ist es schwierig konkret festzulegen, was die genauen Tätigkeiten eines PMOs sind, da sich diese stets an den individuellen Anforderungen orientieren3.

PMO-Strukturen

Das PMO ist eine Managementstruktur, die projektbezogene Governance-Prozesse standardisiert und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, Methoden, Tools und Techniken erleichtert. Es gibt mehrere Arten von PMO-Strukturen, diese unterscheiden sich durch den Grad der Kontrolle und des Einflusses, den sie auf die Projekte innerhalb der Organisation haben1.

Supportive PMO

Das unterstützende PMO hat eine beratende Funktion. Es unterstützt durch die Bereitstellung von Vorlagen, Best Practices, Schulungen, Zugang zu Informationen und Erfahrungen aus anderen Projekten1. Jedoch steht den Projektleitern frei, ob sie diese Vorschläge annehmen, daher ist der Grad der Kontrolle über die Projekte insgesamt eher gering4.

Controlling PMO

Das steuernde PMO bietet Unterstützung und fordert die Einhaltung der Vorschriften mit verschiedenen Mitteln. Die Einhaltung kann die Übernahme bestimmter Managementrahmen oder -methoden unter Verwendung bestimmter Vorlagen, Formulare und Tools oder die Einhaltung der Governance umfassen. Der Grad der Kontrolle ist hier moderat1.

Directive PMO

Das weisende PMO übernimmt die Kontrolle über die Projekte, indem es diese direkt verwaltet. Es übernimmt selbst die Funktionen der Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung und des Abschlusses der Projekte3. Der Grad der Kontrolle ist daher sehr hoch1.

Aufgaben des PMO

Das PMO unterstützt die Projektleiter in vielfältiger Weise und übernimmt verschiedene Funktionen3:

Es übernimmt operative Aufgaben, wie die Projektplanung und das Projektcontrolling, um so direkten Einfluss auf die auf Ressourcen, Budgets und Zeitpläne zu bekommen5. Ein effizientes Ressourcenmanagement ist von großer Bedeutung, da sichergestellt werden muss, dass die richtigen Kompetenzen zur richtigen Zeit im richtigen Projekt eingesetzt werden4. Wenn es über die entsprechenden Kompetenzen verfügt, kann das PMO sogar das Projektportfoliomanagement übernehmen6.

Das PMO identifiziert und entwickelt Projektmanagement-Methoden, Best Practices, Lessons Learned und Standards, die bei zukünftigen Projekten angewendet werden können. Durch diese einheitlichen Projektmanagement-Standards wird allen Projektbeteiligten ein möglichst klarer Leitfaden vermittelt4. Dadurch kann die gewünschte Planungsqualität sichergestellt werden, während sich gleichzeitig der administrative Verwaltungsaufwand verringert1. Außerdem wird so eine leichtere Vergleichbarkeit zwischen den Projekten ermöglicht3. Solche organisatorischen Standards sind zum Beispiel bereits vordefinierte Rollen oder die Nutzung einheitlicher Formulare und Checklisten. Gleichzeitig überwacht das PMO auch die Einhaltung der festgelegten Projektmanagementstandards6.

Ebenso übernimmt es Coaching und Mentoring. Bevor die Zuständigkeiten überhaupt an das Projektteam abgegeben werden können, muss erst das nötige Knowhow durch eine Personalentwicklung sichergestellt werden4.

Auch ist es verantwortlich für die Entwicklung und Verwaltung von Projektrichtlinien, -verfahren, -vorlagen und anderen Dokumentationen. Die Projektergebnisse werden in einer zentralen Wissensdatenbank archiviert und für eine zukünftige Nutzung bereitgestellt2. Ein projektorientiertes Wissensmanagement wird erfahrungsgemäß erst durch ein aktives PMO gelebt6.

Häufig übernimmt es auch die Koordinierung und Kommunikation und gewährleistet so einen reibungslosen Informationsfluss über alle Projekte hinweg3.

Beispielabbildung

Die Hauptaufgaben eines PMO7

Einordnung im klassischen und agilen Projektmanagement

Abschließend kann nicht genau gesagt werden, ob das PMO eher dem klassischen oder dem agilen Projektmanagement zugeordnet werden kann. Im ersten Moment klingen Stichworte wie einheitliche Projektmanagement-Standards erst einmal sehr starr und unflexibel, aber man darf nicht vergessen, dass sich das PMO stets an den Anforderungen des Unternehmens anpasst und durchaus auch in einem agilen Umfeld funktionieren kann8.

Siehe auch

Weiterführende Literatur

Quellen

  1. [AIMS Education, UK (2016): „What is Project Management Office Definition & PMO Roles and Responsibilities AIMS (UK)“](https://www.youtube.com/watch?v=WFO2sZd8oh4)

    ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6

  2. Widmer, Annegret (2021): „Was ist ein Project Management Office, ein PMO – und warum brauche ich das?“ ↩ ↩2 ↩3

  3. Ortner, Gerhard/Stur, Bettina (2019): „Das Projektmanagement-Office“ ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5

  4. Martins, Julia (2021): „Wie ein Project Management Office (PMO) Zusammenarbeit und Informationsaustausch fördert“ ↩ ↩2 ↩3 ↩4

  5. Strasser, Johann/Schmidt-Sibeth, Achim (2021): „Warum ein PMO? Definition, Vorteile und Mehrwert eines Projektmanagement Office“ ↩

  6. Pavlik, Franz (2017): „PMO – Project Management Office“ ↩ ↩2 ↩3

  7. Infografik ↩

  8. Diehl, Andreas (2021): “Agile Projektorganisation – Wie dein PMO zur Keimzelle für agiles Arbeiten wird” ↩